Eingangsrechnungen
Prüfen, mit dem Auftrag abgleichen, Abweichungen melden, zur Freigabe vorlegen.
LeanRoutine
Die Bürokraft, die Sie nicht finden.
Routine-Bausteine prüfen Rechnungen, sortieren Belege, mahnen offene Posten. In Outlook, Excel, DATEV und Ihrer Branchensoftware. Jede Branche, jede Betriebsgröße. Ohne Systemwechsel.
Weniger Papierkram. Baustein für Baustein.
88 Projekte seit 2012 · BMW · Faber-Castell · Hörmann Automotive
Starten
Vier Türen. Eine Entscheidung.
Kein langes Scrollen nötig. Check zuerst — Gespräch wenn Sie wollen.
15 Minuten
Kurz-Check
Neun Fragen. Eine Zahl. Kein Verkaufsgespräch.
LeanRoutine
Das Produkt
Sieben Bausteine für die Büroarbeit. In Ihrer Umgebung. Nach geklärtem Ablauf.
Nachrechnen
Rechenweg
Jede Annahme offen. Nichts behauptet.
Nach dem Check
Gespräch
Nummer hinterlassen. Ich rufe zurück.
Alle Branchen gleichrangig
Das Problem
Papierkram läuft nicht nebenbei. Er frisst den Feierabend.
Niemanden finden
Eine Bürokraft, die man weder findet noch bezahlen kann.
Belege, zum dritten Mal
Der Steuerberater fragt. Wieder. Der Karton ist voll.
Nachtrag nie geschrieben
Die Leistung ist erbracht. Die Rechnung nicht.
E-Rechnung 2027
Wer nur das Format wechselt, macht die Arbeit zweimal.
Das Produkt
LeanRoutine übernimmt die Handgriffe, für die Sie niemanden einstellen.
Der übliche Ausweg heißt: jemanden suchen. Der andere Weg: Routine-Bausteine, die in Ihrer bestehenden Umgebung laufen — nachdem der Ablauf geklärt ist. Sie fangen mit einem an und nehmen dazu, was sich lohnt. Kein Umstieg. Keine Agentur zwischen Ihnen und der Arbeit.
Kein Systemwechsel
Outlook, Excel, DATEV, Ihre Branchensoftware und WhatsApp bleiben. Der Baustein setzt darauf auf — kein Datenumzug, keine Einführungsmonate.
Läuft in Ihrer Umgebung
Kein Server, auf dem Ihre Belege liegen. Die Bausteine laufen in Ihrer eigenen Umgebung. Den Zugang können Sie jederzeit entziehen.
Sie behalten die Kontrolle
Was Geld oder Fristen berührt, bestätigt ein Mensch aus Ihrem Haus. Der Baustein bereitet vor. Er entscheidet nicht.
Erst weglassen. Dann automatisieren.
Wer einen schlechten Ablauf automatisiert, bekommt einen schlechten Ablauf — nur schneller.
01
Weglassen
Muss dieser Schritt überhaupt sein?
02
Vereinfachen
Wenn ja — geht er kürzer?
03
Vereinheitlichen
Macht ihn jeder gleich?
04
Automatisieren
Erst jetzt übernimmt ein Baustein den geklärten Ablauf — KI-gestützt, in den Programmen, die Sie schon nutzen.
Der Baukasten
Sieben Bausteine für Arbeit, die in jedem Betrieb anfällt.
Belege
Erfassen, sortieren, auf Vollständigkeit prüfen, strukturiert an den Steuerberater übergeben.
Angebote
Aus Ihren Vorlagen und Preisen erstellen. Nachfassen, bevor der Vorgang versandet.
Mahnwesen
Offene Posten nachhalten, Erinnerungen vorbereiten, Eskalationsstufen einhalten.
Ablage
Dokumente einsortieren und auffindbar halten — nachvollziehbar und unverändert abgelegt.
Zeiterfassung
Stunden zusammenführen, Abweichungen aufzeigen, Monatsabschluss vorbereiten.
Berichte
Wiederkehrende Auswertungen erzeugen, statt sie jedes Mal neu zusammenzusuchen.
Live gerechnet
Wie viel Zeit liegt bei Ihnen?
Stunden pro Woche, 45 Arbeitswochen, abbaubarer Anteil nach Ihrer Schätzung, Vorschlag 55 Prozent. Der Wert ist eine Schätzung. Der Kurz-Check rechnet mit Ihren eigenen Angaben.
Hälfte Büro, Hälfte produktiv — das Mittel aus den beiden Sätzen
540
Stunden Verwaltung / Jahr
297
davon abbaubar (55 %)
8.600 €
rechnerischer Jahreswert
Wenn Sie mir Telefonnummer und E-Mail-Adresse hinterlassen haben, rufe ich Sie zurück bzw. melde mich bei Ihnen.
Ihre Welt
Outlook. Excel. DATEV. WhatsApp. Branchensoftware.
Ich verkaufe Ihnen keine neue Plattform. Der Baustein setzt auf dem auf, was Sie schon haben. Die Technik bleibt unsichtbar — so wie ein guter Ablauf unsichtbar sein soll.
Eine Zahl, die sich nachrechnen lässt
Zehn Köpfe. 1.600 Stunden. 21.000 €, die Sie nicht einstellen.
Musterbetrieb Bau: Inhaber, Meister, zwei Vorarbeiter, eine Bürokraft, fünf gewerbliche Kräfte. Gerechnet, nicht gemessen. Jede Annahme steht im Rechenweg.
1.600
Stunden im Jahr, die heute niemand bezahlt
21.000 €
halbe Bürostelle, die Sie nicht besetzen
27.500 €
Mehrleistung, wenn 40 % der Zeit verkauft wird
Frist
E-Rechnung 2027 ist keine Softwarefrage.
Empfangen müssen Sie schon seit 2025. Ausstellen ab 2027, wenn Sie über 800.000 € liegen. Wer nur ein Format umstellt, macht die Arbeit zweimal. Wer den Rechnungseingang gleich automatisiert, einmal.
Was Auftraggeber sagen
Zur Methode. Nicht zum Abo.
LeanRoutine ist neu. Die ersten Betriebe starten gerade. Die Zitate stammen aus 88 Beratungsprojekten seit 2012 — dieselbe Reihenfolge, anderer Lieferweg.
„Herr Kubenz schafft es in kürzester Zeit, komplexe administrative Prozesse und Zusammenhänge im Detail zu analysieren.“
Controller, Lean Administration · D. Lechner GmbH
„Die systematische Vorgehensweise hat uns viele Verbesserungspotentiale aufgezeigt, die in Maßnahmen zur Umsetzung abgeleitet wurden.“
Leiter Unternehmenssysteme · Hörmann Automotive Gustavsburg
„Er schaffte es in kürzester Zeit, komplexe Zusammenhänge anhand von Praxisbeispielen vereinfacht darzustellen.“
Dozent Produktionswirtschaft · Hochschule Koblenz
„Stück für Stück hat er uns befähigt, selbst Prozesse zu optimieren. Mit großer Ausdauer und hartnäckigen Nachfragen hat er gemeinsam mit unseren Mitarbeitern Kernprozesse optimiert.“
Geschäftsführer · VSA Mittelbaden
BMW · elf Projekte, 2014–2023Faber-Castell · Lean-TransformationHörmann Automotive · Lean AdministrationD. Lechner · Soll-Prozess-Bildung
Weitere Felder
Beratung, Seminare und das Buch gibt es weiterhin.
Viele Betriebe brauchen kein Projekt, sondern eine dauerhafte Entlastung — dafür ist LeanRoutine da. Wer ein Projekt braucht, findet es hier.
Aktuelles
21.09.2026
E-Rechnung: Was 2027 kommt — und was Sie schon heute können müssen
Empfangspflicht gilt seit 2025. Ausstellungspflicht ab 2027 für Betriebe über 800.000 €. Die meisten werden das isoliert abarbeiten. Das ist eine verschenkte Gelegenheit.
21.09.2026
Warum KI-Projekte im Mittelstand scheitern
Wer einen schlechten Ablauf automatisiert, bekommt einen schlechten Ablauf — nur schneller. Die Reihenfolge entscheidet.
21.09.2026
Was Verwaltung in einem Zehn-Personen-Betrieb wirklich kostet
Nicht der Durchschnitt über alle Köpfe. Pro Funktion gerechnet: Inhaber, Meister, Vorarbeiter, Büro, gewerbliche Kräfte.
Nächster Schritt
Fünfzehn Minuten. Neun Fragen. Dann eine Zahl.
Danach wissen Sie, wie viel Zeit bei Ihnen liegt — und welcher Baustein sich zuerst lohnt. Rechnet es sich nicht, sage ich Ihnen das. Was es kostet, besprechen wir danach — dann steht der Betrag neben der Ersparnis.