Bestellungen · Retouren · Nachweise
Um drei Uhr in der Backstube. Abends am Schreibtisch.
Teig, Ofen, Verkauf — und danach Bestellungen der Filialen, Retouren, Schichtplan, Lieferantenrechnungen und die Nachweise für die Lebensmittelkontrolle.
Typische Nervpunkte
Woran Sie merken, dass hier Zeit verloren geht.
- Bestellungen der Filialen kommen per Telefon, WhatsApp und Fax durcheinander herein.
- Retouren werden gesammelt, aber selten ausgewertet.
- Lieferantenrechnungen für Mehl und Zutaten werden selten gegen den Lieferschein geprüft.
- Hygiene-Nachweise werden unregelmäßig geführt und erst bei der Kontrolle gesucht.
Was dazukommt
Bäckerei und Konditorei
Für: Handwerksbäckereien, Konditoreien mit Café, Filialbäckereien, Backshops.
Filialbestellungen
Bestellungen der Filialen und Großkunden sammeln und zur Backliste zusammenfassen.
Retouren
Rücklauf je Filiale erfassen, damit die Bestellmenge passt.
Lieferantenrechnungen
Mehl, Zutaten, Verpackung gegen den Lieferschein prüfen und ablegen.
Nachweise
Temperatur- und Reinigungsnachweise vollständig und auffindbar halten.
Musterrechnung
Musterbetrieb, 12 Mitarbeitende (Annahme: Inhaber, Backstubenleitung, 2 Schicht- oder Filialleitungen, 1 Bürokraft, 7 Mitarbeitende)
1.700 Std.
freigespielt im Jahr
21.000 €
nicht besetzte Stelle
29.000 €
Mehrleistung / Effekt
Gerechnet, nicht in Ihrem Betrieb gemessen. Annahmen stehen im Rechenweg.
Plus der Baukasten
Eingangsrechnungen, Belege, Mahnwesen, Ablage — das fällt in jedem Betrieb an, oft mit dem größeren Hebel.
Meist zuerst sinnvoll: Lieferantenrechnungen prüfen, bei Filialbetrieben alternativ die Filialbestellungen zur Backliste zusammenfassen.
Fragen und Antworten
Das läuft seit dreißig Jahren so — warum jetzt ändern?
Dann kennen Sie jede Stelle, an der es hakt. Wir fangen bei der an, die am meisten Zeit frisst — nicht beim ganzen Betrieb.
Die Lebensmittelkontrolle will Nachweise auf Papier sehen — geht das trotzdem?
Ja. Die Routine ändert nichts daran, was vorgelegt wird. Sie sorgt dafür, dass es vollständig ist und gefunden wird.
Bestätigt die Routine, dass unsere HACCP-Dokumentation ausreicht?
Nein. Die Bewertung liegt bei Behörde und Betrieb. Die Routine hält Nachweise vollständig und auffindbar.
Muss ich meine Software wechseln?
Nein. Die Routine setzt auf Ihre Warenwirtschaft, etwa BBN-Prognos oder OrgaBack, Ihr Kassensystem, Outlook und Excel auf.
Wer entscheidet am Ende — bucht oder verschickt die Routine selbstständig?
Nein. Was Geld, Fristen oder Außenwirkung berührt, bestätigt ein Mensch aus Ihrem Betrieb. Die Routine bereitet vor, sie entscheidet nicht.