Fatture in arrivo
Controllare, confrontare con l’ordine, segnalare scostamenti, sottoporre all’approvazione.
LeanRoutine
La risorsa d’ufficio che non trovate.
Le routine controllano le fatture, ordinano i giustificativi e sollecitano le partite aperte. In Outlook, Excel, DATEV e nel software di mestiere. Senza cambio di sistema. Prima il processo. Poi l’automazione.
88 progetti dal 2012 · BMW · Faber-Castell · Hörmann Automotive
Inizia
Quattro porte. Una decisione.
Non serve scorrere a lungo. Prima il Kurz-Check — un colloquio se lo volete.
Il problema
La carta non si fa di passaggio. Divora la sera.
Nessuno da trovare
Una risorsa d’ufficio che non si trova e non si può pagare.
I giustificativi, per la terza volta
Il commercialista chiede. Di nuovo. Lo scatolone è pieno.
La variante mai scritta
La prestazione è fatta. La fattura no.
E-Rechnung 2027
Chi cambia solo il formato fa il lavoro due volte.
Il prodotto
LeanRoutine assume i gesti per i quali non assumereste nessuno.
La via usuale è cercare una persona. L’altra via: routine che girano nel vostro ambiente esistente. Nessun passaggio. Nessuna agenzia tra voi e il lavoro.
Nessun cambio di sistema
Restano Outlook, Excel, DATEV, il software di mestiere e WhatsApp. Le routine si innestano sopra — nessun trasferimento dati, nessun mese di avvio.
I vostri dati restano da voi
Nessun server su cui giacciono i giustificativi. Le routine girano nel vostro ambiente. Potete revocare l’accesso in qualsiasi momento.
Restate voi a decidere
Ciò che tocca denaro o scadenze è confermato da una persona della vostra casa. La routine prepara. Non decide.
La sequenza
Chi automatizza un flusso cattivo ottiene un flusso cattivo — soltanto più veloce.
01
Eliminare
Questo passo deve proprio esistere?
02
Semplificare
Se sì — può essere più breve?
03
Uniformare
Lo fa ciascuno allo stesso modo?
04
Automatizzare
Solo allora una routine prende il posto.
Il kit
Sette routine che si presentano in ogni azienda.
Giustificativi
Rilevare, ordinare, verificare la completezza, consegnare in forma strutturata al commercialista.
Offerte
Creare dai vostri modelli e prezzi. Sollecitare prima che la pratica si raffreddi.
Solleciti
Tenere le partite aperte, preparare i richiami, rispettare i livelli di escalation.
Archiviazione
Sistemare i documenti e renderli reperibili — tracciabili e archiviati senza modifiche.
Rilevazione ore
Riunire le ore, mostrare gli scostamenti, preparare la chiusura mensile.
Report
Produrre le analisi ricorrenti invece di ricostruirle ogni volta.
Calcolo dal vivo
Quanto tempo resta da voi?
Ore a settimana, 45 settimane lavorative, 55 percento riducibile. Il valore è una stima. Il Kurz-Check calcola con i vostri dati.
Metà ufficio, metà produttivo — la media delle due tariffe
540
ore di amministrazione / anno
297
di cui riducibili (55 %)
8600 €
valore annuo calcolato
Il vostro mondo
Outlook. Excel. DATEV. WhatsApp. Software di mestiere.
Non vi vendo una nuova piattaforma. Le routine lavorano con ciò che avete già. La tecnica resta invisibile — come deve esserlo un buon flusso.
Un numero che si può ricalcolare
Dieci teste. 1.600 ore. 21.000 € che non assumete.
Azienda tipo dell’edilizia: titolare, maestro artigiano, due capisquadra, una risorsa d’ufficio, cinque operai. Calcolato, non misurato. Ogni ipotesi sta nel percorso di calcolo.
1.600
ore all’anno che oggi nessuno paga
21.000 €
mezzo posto d’ufficio che non coprite
27.500 €
prestazione aggiuntiva se il 40 % del tempo viene venduto
Scadenza
E-Rechnung 2027 non è una questione di software.
Dovete già ricevere dal 2025. Dovete emettere dal 2027 se superate 800.000 €. Chi cambia solo il formato fa il lavoro due volte. Chi automatizza subito l’ingresso fatture lo fa una volta.
Vale per le aziende in Germania.
Cosa dicono i committenti
Sul metodo. Non sull’abbonamento.
LeanRoutine è nuovo. Le prime aziende stanno partendo ora. Le citazioni vengono da 88 progetti di consulenza dal 2012 — la stessa sequenza, un altro modo di consegna.
«Il signor Kubenz riesce in pochissimo tempo ad analizzare nel dettaglio processi amministrativi complessi e le relative interrelazioni.»
Controller, Lean Administration · D. Lechner GmbH
«L’approccio sistematico ci ha mostrato molti potenziali di miglioramento, poi tradotti in misure di attuazione.»
Responsabile sistemi aziendali · Hörmann Automotive Gustavsburg
«In pochissimo tempo è riuscito a rappresentare in forma semplificata interrelazioni complesse tramite esempi pratici.»
Docente di economia della produzione · Hochschule Koblenz
«Passo dopo passo ci ha resi capaci di ottimizzare da soli i processi. Con grande tenacia e domande insistenti ha ottimizzato insieme ai nostri collaboratori i processi chiave.»
Amministratore · VSA Mittelbaden
Citazioni tradotte dal tedesco.
BMW · undici progetti, 2014–2023Faber-Castell · Trasformazione leanHörmann Automotive · Lean AdministrationD. Lechner · Definizione dei processi target
Altri ambiti
Consulenza, seminari e il libro restano disponibili.
Molte aziende non hanno bisogno di un progetto, ma di un alleggerimento duraturo — a questo serve LeanRoutine. Chi ha bisogno di un progetto lo trova qui.
Attualità
21.09.2026
E-Rechnung: cosa arriva nel 2027 — e cosa dovete già saper fare oggi
L’obbligo di ricezione vale dal 2025. L’obbligo di emissione vale dal 2027 per le aziende sopra 800.000 €. La maggior parte lo tratterà isolatamente. È un’occasione sprecata.
21.09.2026
Perché i progetti di IA falliscono nel Mittelstand
Chi automatizza un flusso cattivo ottiene un flusso cattivo — soltanto più veloce. Decide la sequenza.
21.09.2026
Quanto costa davvero l’amministrazione in un’azienda di dieci persone
Non la media su tutte le teste. Calcolato per funzione: titolare, maestro, caposquadra, ufficio, operai.
Passo successivo
Quindici minuti. Nove domande. Poi un numero.
Dopo sapete quanto tempo resta da voi — e quale routine conviene per prima. Se non torna, ve lo dico. Il costo lo discutiamo dopo — allora l’importo sta accanto al risparmio.