Baustein · Belege
Der Steuerberater fragt. Wieder.
Belege aus Jacke, Handschuhfach und Postfach zusammensuchen, am Monatsende sortieren und nachsehen, was fehlt. Der LeanRoutine-Baustein Belege bereitet die Belege für den Steuerberater jeden Monat vollständig vor, bevor er fragt. Kontieren und buchen tut weiter Ihr Steuerberater.
Woran Sie es merken
Belege für den Steuerberater: Hier geht Zeit verloren.
- Der Steuerberater fragt zum dritten Mal nach denselben Belegen.
- Tankbelege liegen im Auto, Kassenbelege in der Jacke, der Rest irgendwo im Postfach.
- Am Monatsende wird sortiert, gezählt und nachgesehen, was fehlt.
- Ein Teil kommt als PDF, der Rest auf Papier. Der Karton ist voll.
- Der Monatsabschluss zieht sich über Tage.
Erst der Ablauf, dann die Routine
Vier Schritte — in dieser Reihenfolge.
Wer einen schlechten Ablauf automatisiert, bekommt einen schlechten Ablauf — nur schneller. Deshalb kommt die Routine zuletzt.
01 · Muss dieser Schritt überhaupt sein?
Weglassen
Welche Sortierung Ihr Steuerberater wirklich braucht, wird einmal geklärt. Jede Sortierung darüber hinaus entfällt.
02 · Geht er kürzer?
Vereinfachen
Ein Eingang für alle Belege statt Jacke, Handschuhfach und mehrerer Postfächer. Kassen- und Tankbelege werden fotografiert, wenn sie entstehen.
03 · Machen ihn alle gleich?
Vereinheitlichen
Jeder Beleg wird gleich geprüft: lesbar, vollständig, richtiger Zeitraum. Sortiert wird nach Monat und Art, für alle gleich.
04 · Erst jetzt: Übernimmt eine Routine?
Automatisieren
Dann übernimmt der Baustein: erfassen, vorsortieren, auf Vollständigkeit prüfen und das Übergabepaket zusammenstellen.
Der Baustein
Was die Routine übernimmt
- Erfasst jeden Beleg beim Eingang: freigegebene Eingangsrechnungen, Kassen- und Tankbelege, Kontoauszüge.
- Prüft, ob der Beleg lesbar und vollständig ist und in den richtigen Zeitraum gehört.
- Sortiert vor, nach Monat und Art, so wie Ihr Steuerberater es braucht.
- Erstellt eine Liste „fehlt noch“, bevor der Steuerberater nachfragt.
- Stellt das Übergabepaket zusammen und legt es Ihnen zur Bestätigung vor.
- Markiert den Monat als übergeben und legt eine Kopie der Übergabe ab.
Was sie bewusst nicht tut
- Kontiert nicht, bucht nicht und erstellt keine Umsatzsteuervoranmeldung, auch nicht als Vorschlag. Hilfeleistung in Steuersachen ist Steuerberatern vorbehalten.
- Übergibt nichts ohne Ihre Bestätigung.
- Bewertet nichts steuerlich. Fragen dazu beantwortet Ihr Steuerberater.
- Eine direkte Zwei-Wege-Verbindung zu DATEV gehört nicht dazu. Übergeben wird als Datei oder über einen Ordner.
Ohne Systemwechsel
Routine statt neue Software.
Belege für den Steuerberater brauchen kein neues Programm. Ohne Software geht die Übergabe als PDF-Paket per Mail oder in einen gemeinsamen Ordner. Nutzen Sie ein DATEV-Programm für den Belegaustausch mit Ihrem Steuerberater, legt der Baustein die vorsortierten Belege dort ab, wo es sie übernimmt. Arbeiten Sie mit einem Buchhaltungsprogramm, das im DATEV-Format exportiert, prüft der Baustein vorher, ob der Monat vollständig ist. Die Programme übertragen, was drin ist. Der Baustein sorgt dafür, dass alles drin ist.
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Häufige Fragen
Belege für den Steuerberater — was Betriebe wissen wollen.
- Brauche ich neue Software?
- Nein. Der Baustein arbeitet mit Ordner, Postfach und Foto, und mit DATEV oder Ihrem Buchhaltungsprogramm, wenn Sie eines nutzen. Kein Systemwechsel.
- Macht der Baustein meine Buchhaltung?
- Nein. Er erfasst, sortiert vor, prüft auf Vollständigkeit und übergibt. Kontieren, buchen und die Umsatzsteuervoranmeldung macht Ihr Steuerberater.
- Wer entscheidet, wann übergeben wird?
- Sie. Das Übergabepaket wartet auf Ihre Bestätigung. Ohne sie geht nichts an den Steuerberater.
- Das macht doch mein Steuerberater?
- Er bucht. Das Sortieren, Suchen und Nachreichen davor machen heute Sie. Genau das übernimmt der Baustein.
- Was passiert, wenn ein Beleg fehlt?
- Er steht auf der Liste „fehlt noch“, die Sie vor der Übergabe bekommen. Nicht erst, wenn der Steuerberater fragt.
- Sind das KI-Routinen?
- Ja, die Bausteine sind KI-gestützte Routinen. Aber erst, nachdem der Ablauf aufgeräumt ist. Die Übergabe an den Steuerberater bestätigen Sie.
Kurz-Check
Wie viel Zeit liegt bei Ihnen in diesem Ablauf?
Neun Fragen, kostenlos. Danach sehen Sie Stunden, Euro-Wert und womit Sie anfangen.
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