Eingangsrechnungen
Prüfen, mit dem Auftrag abgleichen, Abweichungen melden, zur Freigabe vorlegen.
Das Produkt
Die Verwaltungsarbeit, für die Sie niemanden finden.
Rechnungen prüfen. Belege sortieren. Nachweise zuordnen. Offenen Posten hinterhertelefonieren. Diese Arbeit bringt keinen Umsatz — sie muss nur getan werden. LeanRoutine übernimmt die Handgriffe, Baustein für Baustein. Nicht als neue Software. Nicht als neue Stelle.
Kein Systemwechsel
Outlook, Excel, DATEV, Ihre Branchensoftware und WhatsApp bleiben. Der Baustein setzt darauf auf — kein Datenumzug, keine Einführungsmonate.
Läuft in Ihrer Umgebung
Kein Server, auf dem Ihre Belege liegen. Die Bausteine laufen in Ihrer eigenen Umgebung. Den Zugang können Sie jederzeit entziehen.
Sie behalten die Kontrolle
Was Geld oder Fristen berührt, bestätigt ein Mensch aus Ihrem Haus. Der Baustein bereitet vor. Er entscheidet nicht.
Erst der Prozess, dann die Technik
Vier Schritte. Automatisieren ist der letzte.
01
Weglassen
Muss dieser Schritt überhaupt sein?
02
Vereinfachen
Wenn ja — geht er kürzer?
03
Vereinheitlichen
Macht ihn jeder gleich?
04
Automatisieren
Erst jetzt übernimmt ein Baustein den geklärten Ablauf — KI-gestützt, in den Programmen, die Sie schon nutzen.
Drei Phasen
01
Kurz-Check oder Assessment
Kleine Betriebe: neun Fragen, zwei bis drei Minuten, kostenlos. Ab etwa 25 Mitarbeitenden ein Express-Assessment. Schriftliches Ergebnis: wie viel Zeit in der Verwaltung liegt — und welcher Baustein sich zuerst lohnt. Unabhängig davon, wie Sie sich danach entscheiden.
02
Einrichten
Zuerst der Ablauf vor Ort: Was entfällt, was wird kürzer, was muss gleich laufen. Erst danach richte ich den ersten Baustein in Ihrer Umgebung ein. Er läuft in den ersten vier Wochen. Ihre Ansprechperson wird eingewiesen. Alles wird dokumentiert. Kein Standardskript.
03
Laufender Betrieb
Der Baustein arbeitet durch. Ändert sich ein Formular, ein Lieferant, eine Eskalationsstufe, passe ich ihn an. Störungen behebe ich. Monatlicher Kurzbericht: Vorgänge, gesparte Zeit, was aufgefallen ist. Das ist das Produkt — nicht die Einrichtung.
In jedem Betrieb gleich
Der Baukasten
Belege
Erfassen, sortieren, auf Vollständigkeit prüfen, strukturiert an den Steuerberater übergeben.
Angebote
Aus Ihren Vorlagen und Preisen erstellen. Nachfassen, bevor der Vorgang versandet.
Mahnwesen
Offene Posten nachhalten, Erinnerungen vorbereiten, Eskalationsstufen einhalten.
Ablage
Dokumente einsortieren und auffindbar halten — nachvollziehbar und unverändert abgelegt.
Zeiterfassung
Stunden zusammenführen, Abweichungen aufzeigen, Monatsabschluss vorbereiten.
Berichte
Wiederkehrende Auswertungen erzeugen, statt sie jedes Mal neu zusammenzusuchen.
Je nach Branche dazu
Dieselbe Methode. Ihr Alltag. Die Routine liest, was in Ihrer Branche anfällt — Aufmaß, Wartungsprotokoll, Tourenbeleg, Dienstplan — und legt es in den geklärten Ablauf.
Aufmaß · Angebot · Nachtrag
Bau und Ausbau
Angebot · Wartung · Prüfprotokoll
Technik, Holz, Metall
Nebenkosten · Tickets · Touren
Gebäude und Immobilien
Dienstplan · Nachweis · Abrechnung
Pflege und Gesundheit
Tour · Ablieferbeleg · Fahrernachweis
Logistik und Transport
Einsatz · Nachweis · Abrechnung
Haushaltsnahe Dienste
Termine · Kasse · Belege
Friseur und Kosmetik
Bestellungen · Retouren · Nachweise
Bäckerei und Konditorei
Einkauf · Dienstplan · Tagesabschluss
Gastronomie und Café
Wareneingang · Nachbestellung · Kasse
Einzelhandel und Ladengeschäft
Kein Personal. Trotzdem Papierkram.
Einzelunternehmer
Zwei Zweige. Doppelte Verwaltung.
Mehrfachbetriebe
Wo die Leistung endet — und warum
Steuerliches bleibt beim Steuerberater
Die Routinen erfassen, sortieren, prüfen auf Vollständigkeit und übergeben strukturiert. Kontieren, buchen und steuerlich bewerten tut Ihr Berater. Das ist Gesetz: Hilfeleistung in Steuersachen ist Steuerberatern vorbehalten.
Keine Entscheidung ohne Menschen
Zahlungen, Fristen, Außenwirkung: Jemand aus Ihrem Haus bestätigt. Was eine Routine vorbereitet, geht nicht ungeprüft hinaus.
Keine Personalbewertung
Routinen, die Menschen beurteilen oder auswählen, richte ich nicht ein.
LeanRoutine ist neu. Die ersten Betriebe starten gerade. Die Zahlen auf diesen Seiten sind gerechnet, nicht bei einem Kunden gemessen — wie gerechnet wird, steht offen im Rechenweg. Was es bei Ihnen kostet, sage ich im Gespräch.
Lukas Kubenz, Lean Process Consulting. 88 Projekte seit 2012. Über die Person