Baustein · Rechnungseingang
Rechnung da. Stimmt sie mit dem Auftrag?
Ausdrucken, Lieferschein suchen, Preis vergleichen, Skonto im Kopf behalten. Eingangsrechnungen prüfen ist Handarbeit, die jeden Monat wiederkommt. Der LeanRoutine-Baustein Rechnungseingang übernimmt sie, nachdem der Ablauf geklärt ist. Sie geben nur noch frei.
Woran Sie es merken
Eingangsrechnungen prüfen: Hier geht Zeit verloren.
- Die Rechnung kommt als PDF. Geprüft wird sie ausgedruckt.
- Bestellung und Lieferschein werden für jede Rechnung von Hand herausgesucht und verglichen.
- Abweichungen bei Menge oder Preis fallen spät auf, manchmal gar nicht.
- Die Skontofrist steht im Kopf einer Person. Fehlt sie, läuft die Frist ab.
- E-Rechnungen müssen Sie seit 2025 empfangen können. Oft wird trotzdem nur die beigefügte PDF gedruckt.
Erst der Ablauf, dann die Routine
Vier Schritte — in dieser Reihenfolge.
Wer einen schlechten Ablauf automatisiert, bekommt einen schlechten Ablauf — nur schneller. Deshalb kommt die Routine zuletzt.
01 · Muss dieser Schritt überhaupt sein?
Weglassen
Muss jede Rechnung ausgedruckt, abgezeichnet und abgeheftet werden? Meist nicht. Der Papierweg fällt weg, bevor irgendetwas automatisiert wird.
02 · Geht er kürzer?
Vereinfachen
Ein Rechnungspostfach statt Rechnungen in mehreren persönlichen Postfächern. Eine benannte Person gibt frei, nicht mehrere nacheinander.
03 · Machen ihn alle gleich?
Vereinheitlichen
Jede Rechnung durchläuft dieselben Prüfpunkte: Absender, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Leistung, Zuordnung zum Auftrag.
04 · Erst jetzt: Übernimmt eine Routine?
Automatisieren
Erst dann übernimmt der Baustein: einlesen, prüfen, zuordnen, Abweichungen markieren und die Rechnung mit Fälligkeit auf die Freigabeliste setzen.
Der Baustein
Was die Routine übernimmt
- Erkennt neue Rechnungen im Rechnungspostfach: als PDF, als E-Rechnung oder als Scan und Foto einer Papierrechnung.
- Prüft, ob Absender, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Leistung lesbar sind, und erkennt doppelte Rechnungen.
- Ordnet die Rechnung Auftrag, Bestellung oder Lieferschein zu und markiert Abweichungen bei Menge und Preis.
- Notiert Fälligkeit und Skontofrist auf der Freigabeliste.
- Legt Unklares mit Grund auf eine Liste „Klärung“: unleserlich, keine Zuordnung, Abweichung.
- Legt freigegebene Rechnungen nach Monat ab und gibt sie an den Baustein Belege weiter.
Was sie bewusst nicht tut
- Zahlt nicht und gibt nicht selbst frei. Die Freigabe zur Zahlung erteilen Sie oder eine Person, die Sie benennen.
- Kontiert und bucht nicht. Das bleibt bei Ihrem Steuerberater.
- Sagt nicht zu, dass Ihr Rechnungseingang die Anforderungen an E-Rechnung oder GoBD erfüllt.
Ohne Systemwechsel
Routine statt neue Software.
Rechnungseingang automatisieren heißt hier nicht: ein neues Programm kaufen. Im kleinsten Betrieb reichen ein Rechnungspostfach, ein Ordner und eine Tabelle als Freigabeliste. Nutzen Sie DATEV oder ein Buchhaltungsprogramm, kommt die Rechnung dort geprüft an statt roh, als Datei im DATEV-Format oder über die Belegadresse Ihres Programms. Die Programme empfangen und archivieren. Den Abgleich mit Bestellung und Lieferschein machen in kleinen Betrieben meist noch Menschen. Genau dort setzt der Baustein an.
Zählt zuerst in diesen Branchen
Häufige Fragen
Eingangsrechnungen prüfen — was Betriebe wissen wollen.
- Brauche ich neue Software, um den Rechnungseingang zu automatisieren?
- Nein. Der Baustein setzt auf dem auf, was Sie haben: Outlook, Excel, DATEV oder Ihr Buchhaltungsprogramm. Kein Systemwechsel, kein Datenumzug.
- Wer gibt die Zahlung frei?
- Sie oder eine Person, die Sie benennen. Der Baustein prüft und legt vor. Er zahlt nie und gibt nie selbst frei.
- Unser Buchhaltungsprogramm empfängt Rechnungen doch schon?
- Dann bleibt es. Es empfängt und archiviert. Den Abgleich mit Bestellung und Lieferschein, den heute meist noch ein Mensch macht, übernimmt der Baustein.
- Nimmt der Baustein auch E-Rechnungen an?
- Ja, genauso wie PDF, Scan oder Foto. Ob Ihr Rechnungseingang alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sagt er nicht zu. Das klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
- Sind das KI-Routinen?
- Ja, die Bausteine sind KI-gestützte Routinen. Aber erst, nachdem der Ablauf aufgeräumt ist. Der Baustein bereitet vor, Sie prüfen und geben frei.
- Lohnt sich das bei wenigen Rechnungen?
- Vielleicht nicht. Unter drei Stunden Verwaltung pro Woche sagen wir das offen. Darüber rechnet der Kurz-Check mit Ihren Zahlen.
Kurz-Check
Wie viel Zeit liegt bei Ihnen in diesem Ablauf?
Neun Fragen, kostenlos. Danach sehen Sie Stunden, Euro-Wert und womit Sie anfangen.
Weitere Bausteine