Baustein · Zeiterfassung
Die Stunden kommen. Die Monatsliste nicht.
Zettel, Fotos, WhatsApp-Nachrichten, und am Monatsletzten fehlt die Hälfte. Der LeanRoutine-Baustein Zeiterfassung führt Stundenzettel zusammen, egal auf welchem Weg sie kommen. Am Monatsende liegt die Liste fertig für das Lohnbüro da. Sie geben frei.
Woran Sie es merken
Stundenzettel zusammenführen: Hier geht Zeit verloren.
- Stunden kommen auf Papier, als Foto und per WhatsApp. Jemand tippt alles zusammen.
- Am Monatsende werden die Stunden je Person von Hand addiert.
- Lücken fallen erst am Monatsende auf.
- Ein Teil des Teams nutzt die Zeiterfassung, der Rest schreibt auf Papier.
- Fahrerstunden und Tacho-Auswertung werden erst am Monatsletzten zusammengeführt.
Erst der Ablauf, dann die Routine
Vier Schritte — in dieser Reihenfolge.
Wer einen schlechten Ablauf automatisiert, bekommt einen schlechten Ablauf — nur schneller. Deshalb kommt die Routine zuletzt.
01 · Muss dieser Schritt überhaupt sein?
Weglassen
Doppelte Meldungen, erst auf dem Zettel, dann noch einmal per Nachricht, fallen weg. Stunden, die schon irgendwo stehen, trägt niemand ein zweites Mal ein.
02 · Geht er kürzer?
Vereinfachen
Gemeldet wird, wenn die Schicht endet, nicht am Monatsende aus dem Gedächtnis.
03 · Machen ihn alle gleich?
Vereinheitlichen
Jede Meldung braucht dasselbe: Name, Datum, Zeiten. Ob Zettel, Foto oder Zeiterfassung, die Angaben sind gleich.
04 · Erst jetzt: Übernimmt eine Routine?
Automatisieren
Dann führt der Baustein alle Meldungen je Person und Tag zusammen, markiert Lücken und Doppelte und bereitet die Monatsliste vor.
Der Baustein
Was die Routine übernimmt
- Erfasst jede Stundenmeldung, ob Zettel, Foto oder Nachricht.
- Prüft, ob Name, Datum und Zeiten lesbar sind.
- Führt die Stunden je Person und Tag zusammen, auch mit dem Export einer vorhandenen Zeiterfassung.
- Markiert Lücken und doppelte Einträge und erstellt eine Liste „fehlt noch“ vor dem Monatsende.
- Legt die freigegebene Monatsliste zusammen mit den Originalen ab.
Was sie bewusst nicht tut
- Bewertet keine Mitarbeitenden. Er zählt Stunden, er beurteilt niemanden.
- Macht keine Lohnabrechnung und sagt nichts zu Arbeitszeitrecht oder Minijob-Regeln. Abgerechnet wird im Lohnbüro oder beim Steuerberater.
- Gibt nichts ohne Ihre Freigabe an Lohnbüro oder Steuerberater weiter.
Ohne Systemwechsel
Routine statt neue Software.
Für eine saubere Zeiterfassung brauchen Sie keine neue Software. Ohne Programm gehen Papier, Foto und Nachricht rein und eine Monatsliste in Excel raus. Nutzt Ihr Team eine Zeiterfassungs-App schon vollständig, brauchen Sie diesen Baustein kaum. Das sagen wir offen. Er lohnt dort, wo ein Teil des Teams noch auf Papier meldet. Dann führt er beides zusammen.
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Häufige Fragen
Stundenzettel zusammenführen — was Betriebe wissen wollen.
- Brauche ich neue Software für die Zeiterfassung?
- Nein. Ihre Leute melden weiter wie heute, auf Zettel, per Foto oder Nachricht. Haben Sie schon eine Zeiterfassung, nutzt der Baustein deren Export.
- Wer gibt die Monatsliste frei?
- Sie oder eine Person, die Sie benennen. Erst nach der Freigabe geht die Liste an Lohnbüro oder Steuerberater.
- Macht der Baustein die Lohnabrechnung?
- Nein. Er stellt die Stunden zusammen. Abgerechnet wird im Lohnbüro oder beim Steuerberater.
- Kontrolliert der Baustein meine Mitarbeitenden?
- Nein. Er führt Stunden zusammen und markiert Lücken. Bausteine, die Menschen beurteilen, richten wir nicht ein.
- Stundenzettel sind Personaldaten. Was heißt das?
- Vor dem ersten Zugriff steht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Bausteine laufen in Ihrer eigenen Umgebung.
- Sind das KI-Routinen?
- Ja, die Bausteine sind KI-gestützte Routinen. Aber erst, nachdem der Meldeweg geklärt ist. Die Monatsliste geben Sie frei.
Kurz-Check
Wie viel Zeit liegt bei Ihnen in diesem Ablauf?
Neun Fragen, kostenlos. Danach sehen Sie Stunden, Euro-Wert und womit Sie anfangen.
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