E-Rechnung: Was 2027 kommt — und was Sie schon heute können müssen

Über die E-Rechnung wird viel geschrieben, und das meiste davon klingt dringender, als es ist. Deshalb nur das, was in einem Gesetz steht.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer. Bis Ende 2026 bleiben Papier und PDF beim Ausstellen zulässig, wenn der Empfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Ausstellungspflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. Ab 2028 ausnahmslos im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen.

Es geht nur um Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind nicht betroffen.

Der Punkt, den die meisten übersehen: Die Empfangspflicht gilt schon. Wenn ein Lieferant heute eine XRechnung schickt, müssen Sie sie annehmen und auswerten können. In der Praxis kommt die Datei an, jemand sieht Datensalat und druckt die beigefügte PDF. Formal erfüllt, praktisch nichts gewonnen.

Eine PDF ist keine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes. Verlangt wird ein strukturierter Datensatz nach EN 16931. In Deutschland gebräuchlich: XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1.

Die meisten Betriebe werden das isoliert abarbeiten: eine neue Funktion, ein neues Format, sonst ändert sich nichts. Das ist eine verschenkte Gelegenheit. Wer die Umstellung mit der Automatisierung des Rechnungseingangs verbindet, macht die Arbeit einmal statt zweimal.