Transparenz
Jede Zahl auf diesen Seiten lässt sich nachrechnen.
Keine Durchschnitte über alle Köpfe. Pro Funktion. Mit Abschlag. Mit Quellen. Wenn Sie andere Werte für richtig halten, setzen Sie sie ein.
Live gerechnet
Wie viel Zeit liegt bei Ihnen?
Stunden pro Woche, 45 Arbeitswochen, abbaubarer Anteil nach Ihrer Schätzung, Vorschlag 55 Prozent. Der Wert ist eine Schätzung. Der Kurz-Check rechnet mit Ihren eigenen Angaben.
Hälfte Büro, Hälfte produktiv — das Mittel aus den beiden Sätzen
540
Stunden Verwaltung / Jahr
297
davon abbaubar (55 %)
8.600 €
rechnerischer Jahreswert
Wenn Sie mir Telefonnummer und E-Mail-Adresse hinterlassen haben, rufe ich Sie zurück bzw. melde mich bei Ihnen.
Verwaltung ist ungleich verteilt
Deshalb rechnen wir pro Funktion.
| Funktion | Verwaltung / Woche |
|---|---|
| Inhaber, Geschäftsführung | 10 bis 15 Stunden |
| Meister, Bau- oder Serviceleitung | 7 bis 11 Stunden |
| Vorarbeiter, Team- und Kolonnenführung | 4 bis 8 Stunden |
| Verwaltungskraft | 25 bis 32 Stunden |
| Gewerbliche Kräfte ohne Führung | 0,5 bis 2 Stunden |
In allen Beispielrechnungen die Mitte der Spannen. Herkunft: 88 Projekte seit 2012, in denen genau diese Zeiten aufgenommen wurden — nicht aus einer Studie.
Zwei Teile der Verwaltungsarbeit
Was wegfällt
Erfassen, abtippen, zuordnen, zusammensuchen, weiterleiten, nachhalten, zum zweiten Mal eintragen. Der größere Teil. Erzeugt keinen Wert.
Was bleibt
Entscheiden, abstimmen, mit Kunden sprechen, fachlich beurteilen. Der kleinere Teil. Den soll auch niemand automatisieren.
Wir rechnen mit 55 Prozent.
Bei zehn Stunden Verwaltung in der Woche bleiben viereinhalb übrig — für das, wofür ein Mensch da sein muss.
Zwei Wege, unterschiedliche Personen
Weg 1
Die Stelle, die Sie nicht besetzen
Gilt für die Verwaltungskraft. 30 € Vollkosten je Stunde. 30 × 1.550 Jahresstunden ≈ 46.500 € für eine Vollzeitstelle.
Weg 2
Mehr Auftragsleistung
Gilt für Inhaber, Meister, Vorarbeiter. 70 € je Stunde — Mitte der Verrechnungssätze 2026. Davon nur 40 Prozent als Mehrleistung, weil nicht jede freie Stunde zu Umsatz wird.
Keine Doppelzählung: unterschiedliche Personen. Dieselbe Stunde wird nie zweimal bewertet.
Der Rechner oben bietet als dritte Möglichkeit „Beides im Betrieb" an. Dahinter steckt kein eigener Satz, sondern das Mittel aus diesen beiden: zur Hälfte Verwaltungsstunden zu 30 €, zur Hälfte produktive Stunden zu 70 € mit 40 Prozent Umsetzung. Macht 29 € je abgebauter Stunde.
Beispiel: Baubetrieb, zehn Köpfe
1.600 Stunden. 21.150 € plus 27.580 €.
| Funktion | Anzahl | Verwaltung/Woche | davon 55 % | Summe/Woche |
|---|---|---|---|---|
| Inhaber | 1 | 12,5 Std. | 6,9 Std. | 6,9 Std. |
| Meister | 1 | 9,0 Std. | 5,0 Std. | 5,0 Std. |
| Vorarbeiter | 2 | 6,0 Std. | 3,3 Std. | 6,6 Std. |
| Bürokraft | 1 | 28,5 Std. | 15,7 Std. | 15,7 Std. |
| Gewerbliche Kräfte | 5 | 1,25 Std. | 0,7 Std. | 3,4 Std. |
| Summe | 10 | 37,6 Std. |
Auf 45 Arbeitswochen: rund 1.600 Stunden im Jahr. Bürokraft 705 Std. × 30 € = 21.150 €. Produktive 985 Std. × 40 % × 70 € = 27.580 €.
Liquidität extra
Drei Wochen früher raus = 69.000 €, die nicht beim Kunden liegen.
Gebundenes Kapital = Jahresumsatz ÷ 52 × eingesparte Wochen. Beispiel 1,2 Mio. € Umsatz, Rechnung drei Wochen früher: 1.200.000 ÷ 52 × 3 = 69.230 € dauerhaft frei. Zinsvorteil 2,5 % ≈ 1.730 € — der kleinere Teil. Entscheidend ist, dass das Geld da ist.
| Branche | Muster | Stunden | Stelle | Mehrleistung |
|---|---|---|---|---|
| Bau und Ausbau | 10 MA | 1.600 | 21.000 € | 27.500 € |
| Technik, Holz, Metall | 10 MA | 1.550 | 21.000 € | 26.500 € |
| Gebäude und Immobilien | 15 MA | 2.000 | 39.000 € | 22.500 € |
| Pflege und Gesundheit | 25 MA | 2.350 | 42.000 € | 21.000 € |
| Logistik und Transport | 30 MA | 2.000 | 40.000 € | 17.500 € |
| Haushaltsnahe Dienste | 20 MA | 1.900 | 37.000 € | 11.000 € |
| Friseur und Kosmetik* | 6 MA | 400 | – | 12.500 € |
| Bäckerei und Konditorei* | 12 MA | 1.700 | 21.000 € | 29.000 € |
| Gastronomie und Café* | 10 MA | 800 | – | 25.000 € |
| Einzelhandel* | 5 MA | 400 | – | 12.000 € |
* Neu aufgenommene Branchen: gleiches Modell wie oben, die Zusammensetzung des Musterbetriebs ist angenommen und steht auf der jeweiligen Branchenseite. Noch nicht an Kundenbetrieben gemessen.
Hier steht die Ersparnis, nicht der Preis. Mit Ihren eigenen Zahlen rechnet der Kurz-Check.
Selbst nachrechnen
Vier Angaben genügen.
- Wer hat bei Ihnen Verwaltungsaufgaben? Zählen Sie die Personen nach Funktion.
- Wie viele Stunden pro Woche etwa? Schätzen Sie lieber vorsichtig.
- Rechnen Sie 55 Prozent davon als abbaubar.
- Bewerten Sie: Verwaltungskräfte mit Ihren Vollkosten, produktive Funktionen mit Ihrem Verrechnungssatz — davon 40 Prozent.
Kommt bei Ihnen deutlich weniger heraus als in diesen Beispielen, ist das ein ehrliches Ergebnis. Dann rechnet sich LeanRoutine für Sie womöglich nicht, und ich sage Ihnen das auch im Gespräch.
Was diese Zahlen nicht sind
Drei Vorbehalte, die dazugehören.
Keine Messung in Ihrem Betrieb.
Es sind Musterrechnungen auf Basis von Erfahrungswerten. Was bei Ihnen tatsächlich zusammenkommt, zeigt erst der Kurz-Check oder das Assessment.
Keine Zusage.
Ich garantiere keine Einsparung. Was zugesagt wird, steht im Vertrag: Einrichtung, Pflege und Reaktionszeiten.
Sie werden ersetzt, sobald es Besseres gibt.
Bei jedem Kunden wird gemessen, was eine Routine vorher und nachher kostet. Diese Werte treten an die Stelle der Schätzungen — auch dann, wenn sie niedriger ausfallen.
Quellen
Woher die Annahmen kommen.
- Verrechnungssätze im Handwerk 2026 — Übersicht nach Gewerk und Region. handwerker-kosmos.de
- Bürokratieaufwand im Handwerk — Handwerkskammer Dresden mit der FH des Mittelstands: 102 bürokratische Pflichten, rund 596 Arbeitsstunden im Jahr bei Betrieben mit fünf bis 15 Mitarbeitenden. Zur Studie
- Anteil der Arbeitszeit für Bürokratie im Mittelstand — KfW Research, Fokus Nr. 495, April 2025: rund sieben Prozent. Zur Auswertung
- Bürokratieanteil in der Pflege — Asklepios-Studie zur Jobzufriedenheit, Befragung von 200 Pflegekräften: im Mittel 42 Prozent der Arbeitszeit. Zur Studie
- Zahlungsziele und verspätete Rechnungsstellung — Erhebung zu Zahlungsausfällen im Handwerk. handwerk-magazin.de
Die Zahlen aus diesen Quellen liegen im selben Bereich wie die Annahmen hier — teilweise darunter, teilweise darüber. Die Werte zur Verwaltungszeit je Funktion stammen dagegen aus eigenen Projekten und sind als solche gekennzeichnet.