Inkomende facturen
Controleren, afstemmen op de opdracht, afwijkingen melden, ter vrijgave voorleggen.
LeanRoutine
De administratieve kracht die u niet vindt.
Routines controleren facturen, sorteren bewijsstukken en manen openstaande posten. In Outlook, Excel, DATEV en vaksoftware. Zonder systeemwissel. Eerst het proces. Dan de automatisering.
88 projecten sinds 2012 · BMW · Faber-Castell · Hörmann Automotive
Starten
Vier deuren. Eén beslissing.
Geen lang scrollen nodig. Eerst de Kurz-Check — een gesprek als u dat wilt.
Het probleem
Papierwerk loopt niet even tussendoor. Het vreet de avond op.
Niemand te vinden
Een administratieve kracht die men noch vindt noch kan betalen.
Bewijsstukken, voor de derde keer
De belastingadviseur vraagt. Opnieuw. De doos is vol.
De meerwerkbon nooit geschreven
De prestatie is geleverd. De factuur niet.
E-Rechnung 2027
Wie alleen het formaat wisselt, doet het werk twee keer.
Het product
LeanRoutine neemt de handelingen over waarvoor u niemand aanneemt.
De gebruikelijke uitweg is iemand zoeken. De andere weg: routines die in uw bestaande omgeving lopen. Geen overstap. Geen bureau tussen u en het werk.
Geen systeemwissel
Outlook, Excel, DATEV, vaksoftware en WhatsApp blijven. De routines bouwen daarop voort — geen datamigratie, geen invoeringsmaanden.
Uw gegevens blijven bij u
Geen server waarop uw bewijsstukken liggen. De routines lopen in uw omgeving. U kunt de toegang te allen tijde intrekken.
U houdt de controle
Wat geld of termijnen raakt, bevestigt iemand uit uw huis. De routine bereidt voor. Zij beslist niet.
De volgorde
Wie een slechte loop automatiseert, krijgt een slechte loop — alleen sneller.
01
Weglaten
Moet deze stap überhaupt bestaan?
02
Vereenvoudigen
Zo ja — kan hij korter?
03
Standaardiseren
Doet iedereen hem hetzelfde?
04
Automatiseren
Pas nu neemt een routine het over.
De bouwdoos
Zeven routines die in elk bedrijf voorkomen.
Bewijsstukken
Vastleggen, sorteren, op volledigheid toetsen, gestructureerd aan de belastingadviseur overdragen.
Offertes
Opstellen uit uw sjablonen en prijzen. Opvolgen voordat de zaak koud wordt.
Aanmaningen
Openstaande posten bijhouden, herinneringen voorbereiden, escalatietreden aanhouden.
Archivering
Documenten indelen en vindbaar houden — traceerbaar en ongewijzigd opgeslagen.
Tijdregistratie
Uren samenvoegen, afwijkingen tonen, de maandafsluiting voorbereiden.
Rapporten
Terugkerende overzichten maken in plaats van ze telkens opnieuw bijeen te zoeken.
Live berekend
Hoeveel tijd ligt bij u?
Uren per week, 45 werkweken, 55 procent afbouwbaar. De waarde is een schatting. De Kurz-Check rekent met uw eigen gegevens.
Half kantoor, half productief — het gemiddelde van de twee tarieven
540
administratie-uren / jaar
297
waarvan afbouwbaar (55 %)
€ 8.600
berekende jaarwaarde
Uw wereld
Outlook. Excel. DATEV. WhatsApp. Vaksoftware.
Ik verkoop u geen nieuw platform. De routines werken met wat u al hebt. De techniek blijft onzichtbaar — zoals een goede loop onzichtbaar hoort te zijn.
Een getal dat zich laat narekenen
Tien hoofden. 1.600 uur. 21.000 € die u niet aanneemt.
Voorbeeldbouwbedrijf: eigenaar, meester, twee voormannen, één administratieve kracht, vijf vakmensen. Berekend, niet gemeten. Elke aanname staat in de rekenweg.
1.600
uur per jaar die vandaag niemand betaalt
21.000 €
halve kantoorfunctie die u niet invult
27.500 €
extra productie als 40 % van de tijd wordt verkocht
Termijn
E-Rechnung 2027 is geen softwarevraag.
Ontvangen moet u al sinds 2025. Uitgeven vanaf 2027 als u boven 800.000 € ligt. Wie alleen een formaat omzet, doet het werk twee keer. Wie de factuurinvoer meteen automatiseert, één keer.
Geldt voor bedrijven in Duitsland.
Wat opdrachtgevers zeggen
Over de methode. Niet over het abonnement.
LeanRoutine is nieuw. De eerste bedrijven starten net. De citaten komen uit 88 adviesprojecten sinds 2012 — dezelfde volgorde, een andere leveringsweg.
“De heer Kubenz slaagt er in zeer korte tijd in complexe administratieve processen en samenhangen in detail te analyseren.”
Controller, Lean Administration · D. Lechner GmbH
“De systematische aanpak heeft ons veel verbeterpotentieel laten zien, dat in maatregelen voor uitvoering is vertaald.”
Hoofd ondernemingssystemen · Hörmann Automotive Gustavsburg
“Hij slaagde er in zeer korte tijd in complexe samenhangen aan de hand van praktijkvoorbeelden vereenvoudigd weer te geven.”
Docent productie-economie · Hochschule Koblenz
“Stuk voor stuk heeft hij ons in staat gesteld zelf processen te optimaliseren. Met groot uithoudingsvermogen en hardnekkige vragen heeft hij samen met onze medewerkers kernprocessen geoptimaliseerd.”
Directeur · VSA Mittelbaden
Citaten vertaald uit het Duits.
BMW · elf projecten, 2014–2023Faber-Castell · Lean-transformatieHörmann Automotive · Lean AdministrationD. Lechner · Ontwerp van doelprocessen
Verdere velden
Advies, seminars en het boek blijven bestaan.
Veel bedrijven hebben geen project nodig, maar blijvende ontlasting — daarvoor is LeanRoutine. Wie een project nodig heeft, vindt het hier.
Actueel
21.09.2026
E-Rechnung: wat 2027 brengt — en wat u vandaag al moet kunnen
De ontvangstplicht geldt sinds 2025. De uitgifteplicht geldt vanaf 2027 voor bedrijven boven 800.000 €. De meesten zullen dat geïsoleerd afwerken. Dat is een verspeelde kans.
21.09.2026
Waarom AI-projecten in het Mittelstand mislukken
Wie een slechte loop automatiseert, krijgt een slechte loop — alleen sneller. De volgorde beslist.
21.09.2026
Wat administratie in een bedrijf van tien personen werkelijk kost
Niet het gemiddelde over alle hoofden. Per functie gerekend: eigenaar, meester, voorman, kantoor, vakmensen.
Volgende stap
Vijftien minuten. Negen vragen. Dan één getal.
Daarna weet u hoeveel tijd bij u ligt — en welke routine het eerst loont. Rekent het niet, dan zeg ik u dat. Wat het kost, bespreken we daarna — dan staat het bedrag naast de besparing.