Einkauf · Dienstplan · Tagesabschluss
Die Küche schließt um zehn. Das Büro nie.
Dienstplan für Aushilfen, Wareneinkauf bei mehreren Lieferanten, Kassenabschluss, Reservierungen über drei Kanäle, Stundenzettel. Nach dem letzten Gast beginnt die zweite Schicht am Laptop.
Typische Nervpunkte
Woran Sie merken, dass hier Zeit verloren geht.
- Stille Preiserhöhungen der Lieferanten fallen erst bei der Buchhaltung auf.
- Verfügbarkeiten der Aushilfen werden aus der WhatsApp-Gruppe zusammengesucht.
- Reservierungen aus Telefon, Mail und Portalen laufen nicht in einem Buch zusammen.
- Nach dem letzten Gast beginnt der Abgleich von Kasse, Karte und Lieferdiensten.
Was dazukommt
Gastronomie und Café
Für: Restaurants, Cafés, Imbisse, Bars, Catering und Lieferservice.
Wareneinkauf
Bestellungen und Lieferantenrechnungen gegen Lieferschein und Preisliste prüfen.
Dienstplan und Stunden
Verfügbarkeiten sammeln, Plan vorbereiten, Stunden für die Lohnabrechnung zusammenstellen.
Reservierungen
Anfragen aus Telefon, Mail, WhatsApp und Portalen an einer Stelle bündeln.
Tagesabschluss
Kasse, Kartenzahlungen und Abrechnungen der Lieferdienste abgleichen.
Musterrechnung
Musterbetrieb, 10 Mitarbeitende (Annahme: Inhaber, Küchenchef, Serviceleitung, 7 Mitarbeitende, keine Bürokraft)
800 Std.
freigespielt im Jahr
–
nicht besetzte Stelle
25.000 €
Mehrleistung / Effekt
Gerechnet, nicht in Ihrem Betrieb gemessen. Annahmen stehen im Rechenweg.
Plus der Baukasten
Eingangsrechnungen, Belege, Mahnwesen, Ablage — das fällt in jedem Betrieb an, oft mit dem größeren Hebel.
Meist zuerst sinnvoll: Lieferantenrechnungen gegen Lieferschein und Preisliste. Bei vielen Aushilfen kann Dienstplan und Stunden vorgezogen werden.
Fragen und Antworten
Bei uns ändert sich doch jeden Tag alles?
Die Karte vielleicht. Bestellung, Rechnung, Dienstplan und Abrechnung laufen jeden Tag gleich — dort setzt die Routine an.
Unser Kassensystem kann das doch schon?
Dann nutzen wir, was es kann. Die Routine setzt dort an, wo heute noch von Hand übertragen wird.
Übernimmt die Routine die Lohnabrechnung für unsere Aushilfen?
Nein. Sie stellt die Stunden zusammen. Abgerechnet wird im Lohnbüro oder beim Steuerberater.
Muss ich meine Software wechseln?
Nein. Die Routine setzt auf Ihre Kassensoftware, etwa orderbird oder Vectron, Ihr Reservierungstool, Outlook und Excel auf.
Wer entscheidet am Ende — bucht oder verschickt die Routine selbstständig?
Nein. Was Geld, Fristen oder Außenwirkung berührt, bestätigt ein Mensch aus Ihrem Betrieb. Die Routine bereitet vor, sie entscheidet nicht.