Baustein · Mahnwesen
Die Rechnung ist fällig. Bemerkt hat es keiner.
Kontoauszug gegen die Liste halten, überlegen, wen man anruft, die Erinnerung erst noch schreiben. Offene Rechnungen nachhalten kostet Zeit, die für Aufträge fehlt. Der LeanRoutine-Baustein Mahnwesen zeigt Ihnen jede Woche, wer noch nicht bezahlt hat. Die Erinnerung liegt fertig daneben. Verschicken tun Sie.
Woran Sie es merken
Mahnwesen: Hier geht Zeit verloren.
- Offenen Rechnungen hinterherzutelefonieren kostet Zeit, die für Aufträge fehlt.
- Wer bezahlt hat, steht im Kontoauszug. Wer nicht, muss man sich zusammensuchen.
- Welche Rechnung ist fällig, welche schon erinnert? Das steht irgendwo.
- Erinnerungen gehen raus, wenn jemand Zeit hat, nicht wenn sie fällig sind.
- Zahlungen kommen zu spät rein.
Erst der Ablauf, dann die Routine
Vier Schritte — in dieser Reihenfolge.
Wer einen schlechten Ablauf automatisiert, bekommt einen schlechten Ablauf — nur schneller. Deshalb kommt die Routine zuletzt.
01 · Muss dieser Schritt überhaupt sein?
Weglassen
Eine Liste der offenen Posten, die zusätzlich neben dem Rechnungsprogramm gepflegt wird, braucht es oft nicht doppelt. Ein Stand reicht.
02 · Geht er kürzer?
Vereinfachen
Ein fester Tag in der Woche statt Nachhalten, wenn es gerade auffällt.
03 · Machen ihn alle gleich?
Vereinheitlichen
Feste Stufen und feste Texte, die Sie einmal freigeben. Wer wann welche Stufe bekommt, folgt einer Regel statt der Tagesform.
04 · Erst jetzt: Übernimmt eine Routine?
Automatisieren
Dann ordnet der Baustein Zahlungen zu, sortiert das Offene nach Fälligkeit, schlägt die Stufe vor und bereitet die Erinnerung vor.
Der Baustein
Was die Routine übernimmt
- Ordnet Zahlungseingänge aus dem Kontoauszug den Ausgangsrechnungen zu.
- Listet, was offen ist, nach Fälligkeit. Jede Woche oder bei neuem Kontoauszug.
- Schlägt für jeden offenen Posten die nächste Stufe vor.
- Bereitet den Text der Erinnerung vor.
- Setzt Teilzahlungen und unklare Zahlungen auf eine Liste „Klärung“.
- Legt die versandte Erinnerung beim Vorgang ab.
Was sie bewusst nicht tut
- Verschickt nichts automatisch. Den Versand jeder Erinnerung geben Sie frei, verschickt wird aus Ihrem Betrieb.
- Berät nicht rechtlich. Keine Aussage zu Verzugszinsen oder dazu, ob eine Forderung durchsetzbar ist.
- Kein Inkasso. Der Baustein treibt keine Forderungen ein.
- Bucht nicht. Der Abgleich zeigt, was bezahlt ist. Gebucht wird in der Buchhaltung.
Ohne Systemwechsel
Routine statt neue Software.
Für ein funktionierendes Mahnwesen brauchen Sie kein neues Programm. Ohne Software reichen die Liste Ihrer Ausgangsrechnungen in Excel und der Kontoauszug als PDF oder CSV aus dem Onlinebanking. Ehrlich gesagt: Nutzen Sie das Mahnwesen Ihres Rechnungsprogramms schon, brauchen Sie diesen Baustein meist nicht. Dann lohnt höchstens der Teil davor, wenn Zahlungen dort noch von Hand zugeordnet werden. Das klären wir, bevor Sie sich entscheiden.
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Häufige Fragen
Mahnwesen — was Betriebe wissen wollen.
- Brauche ich neue Software für das Mahnwesen?
- Nein. Eine Excel-Liste der Ausgangsrechnungen und der Kontoauszug genügen. Hat Ihr Rechnungsprogramm ein eigenes Mahnwesen, nutzen Sie das weiter.
- Verschickt der Baustein Mahnungen selbstständig?
- Nein. Er bereitet die Erinnerung vor. Was an den Kunden geht, entscheiden Sie, verschickt wird aus Ihrem Betrieb.
- Prüft der Baustein, ob ich Verzugszinsen verlangen darf?
- Nein. Zu Verzugszinsen und zur Durchsetzbarkeit einer Forderung sagt er nichts. Das klären Sie mit Ihrem Anwalt.
- Was passiert bei Teilzahlungen?
- Teilzahlungen und Überweisungen ohne klare Zuordnung landen auf der Liste „Klärung“. Dort entscheiden Sie.
- Sind das KI-Routinen?
- Ja, die Bausteine sind KI-gestützte Routinen. Aber erst, nachdem Stufen und Texte geklärt sind. Der Baustein schlägt vor, Sie entscheiden je Fall.
Kurz-Check
Wie viel Zeit liegt bei Ihnen in diesem Ablauf?
Neun Fragen, kostenlos. Danach sehen Sie Stunden, Euro-Wert und womit Sie anfangen.
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