Inkoop · Rooster · Dagafsluiting
De keuken sluit om tien uur. Het kantoor nooit.
Rooster voor invalkrachten, inkoop bij meerdere leveranciers, kassa-afsluiting, reserveringen via drie kanalen, urenbriefjes. Na de laatste gast begint de tweede dienst achter de laptop.
Typische Nervpunkte
Woran Sie merken, dass hier Zeit verloren geht.
- Stille Preiserhöhungen der Lieferanten fallen erst bei der Buchhaltung auf.
- Verfügbarkeiten der Aushilfen werden aus der WhatsApp-Gruppe zusammengesucht.
- Reservierungen aus Telefon, Mail und Portalen laufen nicht in einem Buch zusammen.
- Nach dem letzten Gast beginnt der Abgleich von Kasse, Karte und Lieferdiensten.
Wat erbij komt
Horeca en café
Voor: Restaurants, cafés, snackbars, bars, catering en bezorgdiensten.
Inkoop
Bestellingen en leveranciersfacturen controleren tegen pakbon en prijslijst.
Rooster en uren
Beschikbaarheid verzamelen, rooster voorbereiden, uren samenstellen voor de loonadministratie.
Reserveringen
Verzoeken uit telefoon, mail, WhatsApp en platforms op één plek bundelen.
Dagafsluiting
Kassa, pinbetalingen en afrekeningen van bezorgdiensten afstemmen.
Voorbeeldberekening
Voorbeeldbedrijf, 10 medewerkers (aanname: eigenaar, chef-kok, bedieningsleiding, 7 medewerkers, geen administratieve kracht)
800 uur
vrijgespeeld per jaar
–
niet ingevulde functie
25.000 €
Extra productie / effect
Berekend, niet in uw bedrijf gemeten. De aannames staan in de rekenweg.
Plus de bouwdoos
Inkomende facturen, bewijsstukken, aanmaningen, archivering — dat komt in elk bedrijf voor, vaak met de grotere hefboom.
Meist zuerst sinnvoll: Lieferantenrechnungen gegen Lieferschein und Preisliste. Bei vielen Aushilfen kann Dienstplan und Stunden vorgezogen werden.
Fragen und Antworten
Bei uns ändert sich doch jeden Tag alles?
Die Karte vielleicht. Bestellung, Rechnung, Dienstplan und Abrechnung laufen jeden Tag gleich — dort setzt die Routine an.
Unser Kassensystem kann das doch schon?
Dann nutzen wir, was es kann. Die Routine setzt dort an, wo heute noch von Hand übertragen wird.
Übernimmt die Routine die Lohnabrechnung für unsere Aushilfen?
Nein. Sie stellt die Stunden zusammen. Abgerechnet wird im Lohnbüro oder beim Steuerberater.
Muss ich meine Software wechseln?
Nein. Die Routine setzt auf Ihre Kassensoftware, etwa orderbird oder Vectron, Ihr Reservierungstool, Outlook und Excel auf.
Wer entscheidet am Ende — bucht oder verschickt die Routine selbstständig?
Nein. Was Geld, Fristen oder Außenwirkung berührt, bestätigt ein Mensch aus Ihrem Betrieb. Die Routine bereitet vor, sie entscheidet nicht.