Inkomende facturen
Controleren, afstemmen op de opdracht, afwijkingen melden, ter vrijgave voorleggen.
Het product
Het administratieve werk waarvoor u niemand vindt.
Facturen controleren. Bewijsstukken sorteren. Registraties toewijzen. Achter openstaande posten aan bellen. Dit werk levert geen omzet op — het moet alleen gedaan worden. LeanRoutine neemt dit werk over.
Geen systeemwissel
Outlook, Excel, DATEV, vaksoftware en WhatsApp blijven. De routines bouwen daarop voort — geen datamigratie, geen invoeringsmaanden.
Uw gegevens blijven bij u
Geen server waarop uw bewijsstukken liggen. De routines lopen in uw omgeving. U kunt de toegang te allen tijde intrekken.
U houdt de controle
Wat geld of termijnen raakt, bevestigt iemand uit uw huis. De routine bereidt voor. Zij beslist niet.
Eerst het proces, dan de techniek
Vier stappen. Automatiseren is de laatste.
01
Weglaten
Moet deze stap überhaupt bestaan?
02
Vereenvoudigen
Zo ja — kan hij korter?
03
Standaardiseren
Doet iedereen hem hetzelfde?
04
Automatiseren
Pas nu neemt een routine het over.
Drie fasen
01
Kurz-Check of assessment
Kleine bedrijven: negen vragen, vijftien minuten, kosteloos. Vanaf ongeveer 25 medewerkers een Express-Assessment. Schriftelijk resultaat — ongeacht wat u daarna besluit. Schriftelijke stukken ontvangt u in het Duits.
02
Inrichten
De eerste routine loopt binnen de eerste vier weken. Uw contactpersoon krijgt uitleg. Alles wordt gedocumenteerd. Op basis van uw werkelijke processen, niet van een standaardscript.
03
Lopend bedrijf
Verandert er iets, dan pas ik de routines aan. Storingen los ik op. Maandelijks een kort verslag: handelingen, bespaarde tijd, wat is opgevallen.
In elk bedrijf hetzelfde
De bouwdoos
Bewijsstukken
Vastleggen, sorteren, op volledigheid toetsen, gestructureerd aan de belastingadviseur overdragen.
Offertes
Opstellen uit uw sjablonen en prijzen. Opvolgen voordat de zaak koud wordt.
Aanmaningen
Openstaande posten bijhouden, herinneringen voorbereiden, escalatietreden aanhouden.
Archivering
Documenten indelen en vindbaar houden — traceerbaar en ongewijzigd opgeslagen.
Tijdregistratie
Uren samenvoegen, afwijkingen tonen, de maandafsluiting voorbereiden.
Rapporten
Terugkerende overzichten maken in plaats van ze telkens opnieuw bijeen te zoeken.
Per branche erbij
Dezelfde methode. Uw dagelijkse praktijk. Alle branches gelijkwaardig.
Opmeting · Offerte · Meerwerk
Bouw en afbouw
Offerte · Onderhoud · Keuringsrapport
Techniek, hout, metaal
Servicekosten · Tickets · Routes
Gebouwen en vastgoed
Dienstrooster · Registratie · Declaratie
Zorg en gezondheid
Rit · Afleverbewijs · Chauffeursregistratie
Logistiek en transport
Inzet · Registratie · Facturatie
Huishoudelijke diensten
Afspraken · Kassa · Bewijsstukken
Kapper en schoonheid
Bestellingen · Retouren · Registraties
Bakkerij en banketbakkerij
Inkoop · Rooster · Dagafsluiting
Horeca en café
Goederenontvangst · Nabestelling · Kassa
Detailhandel en winkel
Geen personeel. Toch papierwerk.
Eenmanszaken
Twee takken. Dubbele administratie.
Meerlocatiebedrijven
Waar de dienst ophoudt — en waarom
Fiscale zaken blijven bij de belastingadviseur
De routines leggen vast, sorteren, toetsen op volledigheid en dragen gestructureerd over. Coderen, boeken en fiscaal beoordelen doet uw adviseur. Dat is de wet: hulp in belastingzaken is volgens de Duitse wet voorbehouden aan belastingadviseurs.
Geen beslissing zonder mensen
Betalingen, termijnen, communicatie naar buiten: iemand uit uw huis bevestigt. Wat een routine voorbereidt, gaat niet ongecontroleerd de deur uit.
Geen beoordeling van personeel
Routines die mensen beoordelen of selecteren, richt ik niet in.
LeanRoutine is nieuw. De eerste bedrijven starten net. De getallen op deze pagina’s zijn berekend, niet bij een klant gemeten — hoe er gerekend wordt, staat open in de rekenweg. Wat het bij u kost, zeg ik in het gesprek.
Lukas Kubenz, Lean Process Consulting. 88 projecten sinds 2012. Over de persoon