Facturas recibidas
Revisar, confrontar con el pedido, comunicar desviaciones, presentar para aprobación.
El producto
El trabajo administrativo para el que no encuentra a nadie.
Revisar facturas. Ordenar justificantes. Asignar registros. Llamar para reclamar partidas abiertas. Este trabajo no genera ventas — solo hay que hacerlo.
Sin cambio de sistema
Quedan Outlook, Excel, DATEV, el software del oficio y WhatsApp. Las rutinas se apoyan en ellos — sin traslado de datos, sin meses de implantación.
Sus datos se quedan con usted
Ningún servidor donde reposen sus justificantes. Las rutinas corren en su entorno. Puede retirar el acceso en cualquier momento.
Usted conserva el control
Lo que toca dinero o plazos lo confirma una persona de su casa. La rutina prepara. No decide.
Primero el proceso, después la técnica
Cuatro pasos. Automatizar es el último.
01
Omitir
¿Debe existir este paso en absoluto?
02
Simplificar
Si sí — ¿puede ser más corto?
03
Unificar
¿Lo hace cada uno igual?
04
Automatizar
Solo entonces una rutina toma el relevo.
Tres fases
01
Kurz-Check o Assessment
Empresas pequeñas: nueve preguntas, quince minutos, gratis. A partir de unos 25 empleados, un Express-Assessment. Resultado por escrito — con independencia de lo que decida después. La documentación escrita se entrega en alemán.
02
Puesta en marcha
La primera rutina funciona en las primeras cuatro semanas. Su persona de contacto recibe formación. Todo queda documentado. Sobre la base de sus procesos reales, no de un guion estándar.
03
Operación continua
Si algo cambia, adapto las rutinas. Resuelvo las incidencias. Informe breve mensual: operaciones, tiempo ahorrado, lo que ha llamado la atención.
Igual en cualquier empresa
El kit
Justificantes
Registrar, ordenar, comprobar la integridad, entregar de forma estructurada al asesor fiscal.
Ofertas
Crear a partir de sus plantillas y precios. Hacer seguimiento antes de que el asunto se enfríe.
Cobros
Seguir partidas abiertas, preparar recordatorios, respetar los peldaños de escalado.
Archivo
Clasificar documentos y mantenerlos localizables — trazables y archivados sin modificaciones.
Control horario
Reunir horas, mostrar desviaciones, preparar el cierre mensual.
Informes
Generar evaluaciones recurrentes en lugar de recomponerlas cada vez.
Además, según el sector
El mismo método. Su día a día. Todos los sectores en igualdad.
Medición · Oferta · Adicional
Construcción y acabados
Oferta · Mantenimiento · Acta de inspección
Técnica, madera, metal
Gastos comunes · Tickets · Rutas
Edificios e inmuebles
Cuadrante · Registro · Facturación
Cuidados y salud
Ruta · Albarán de entrega · Registro del conductor
Logística y transporte
Intervención · Registro · Facturación
Servicios del hogar
Citas · Caja · Justificantes
Peluquería y estética
Pedidos · Devoluciones · Registros
Panadería y pastelería
Compras · Cuadrante · Cierre del día
Hostelería y cafetería
Recepción de mercancía · Reposición · Caja
Comercio minorista y tiendas
Sin personal. Aun así, papeleo.
Autónomos
Dos ramas. Administración doble.
Empresas multi-sede
Dónde termina el servicio — y por qué
Lo fiscal queda en manos del asesor fiscal
Las rutinas registran, ordenan, comprueban la integridad y entregan de forma estructurada. Asignar cuentas, contabilizar y valorar fiscalmente lo hace su asesor. Así lo dice la ley alemana: la asistencia en materia tributaria está reservada a los asesores fiscales.
Ninguna decisión sin personas
Pagos, plazos, comunicación hacia fuera: alguien de su casa confirma. Lo que prepara una rutina no sale sin revisión.
Ninguna evaluación de personal
No configuro rutinas que evalúen o seleccionen a personas.
LeanRoutine es nuevo. Las primeras empresas están arrancando ahora. Las cifras de estas páginas están calculadas, no medidas en un cliente — cómo se calcula está a la vista en el camino de cálculo. Lo que le cuesta a usted se lo digo en la conversación.
Lukas Kubenz, Lean Process Consulting. 88 proyectos desde 2012. Sobre la persona