Factures reçues
Contrôler, rapprocher de la commande, signaler les écarts, présenter pour validation.
Le produit
Le travail administratif pour lequel vous ne trouvez personne.
Contrôler les factures. Classer les justificatifs. Rattacher les attestations. Relancer par téléphone les créances ouvertes. Ce travail ne rapporte aucun chiffre d’affaires — il doit simplement être fait.
Pas de changement de système
Outlook, Excel, DATEV, le logiciel métier et WhatsApp restent. Les routines s’y superposent — pas de migration de données, pas de mois de déploiement.
Vos données restent chez vous
Aucun serveur où reposent vos justificatifs. Les routines s’exécutent dans votre environnement. Vous pouvez retirer l’accès à tout moment.
Vous gardez le contrôle
Tout ce qui touche à l’argent ou aux délais est confirmé par une personne de votre maison. La routine prépare. Elle ne décide pas.
D’abord le processus, ensuite la technique
Quatre étapes. Automatiser est la dernière.
01
Supprimer
Cette étape doit-elle vraiment exister ?
02
Simplifier
Si oui — peut-elle être plus courte ?
03
Uniformiser
Tout le monde la fait-il de la même façon ?
04
Automatiser
Ce n’est qu’alors qu’une routine prend le relais.
Trois phases
01
Kurz-Check ou assessment
Petites entreprises : neuf questions, quinze minutes, gratuit. À partir d’environ 25 salariés, un Express-Assessment. Un résultat écrit — quelle que soit votre décision ensuite. Les documents écrits sont fournis en allemand.
02
Mise en place
La première routine tourne dans les quatre premières semaines. Votre interlocuteur est formé. Tout est documenté. Sur la base de vos processus réels, pas d’un script standard.
03
Exploitation courante
Si quelque chose change, j’adapte les routines. Je corrige les pannes. Un bref rapport mensuel : opérations, temps gagné, ce qui a été remarqué.
Le même dans chaque entreprise
Le kit
Justificatifs
Saisir, classer, vérifier l’exhaustivité, transmettre de façon structurée à l’expert-comptable.
Devis
Créer à partir de vos modèles et de vos prix. Relancer avant que le dossier ne refroidisse.
Relances
Suivre les créances, préparer les rappels, respecter les paliers d’escalade.
Classement
Ranger les documents et les rendre retrouvables — traçables et archivés sans modification.
Saisie des temps
Consolider les heures, faire apparaître les écarts, préparer la clôture mensuelle.
Rapports
Produire les analyses récurrentes au lieu de les recomposer à chaque fois.
En plus, selon le secteur
La même méthode. Votre quotidien. Tous les secteurs à égalité.
Métré · Devis · Avenant
Bâtiment et second œuvre
Devis · Maintenance · Procès-verbal de contrôle
Technique, bois, métal
Charges · Tickets · Tournées
Bâtiments et immobilier
Planning · Attestation · Facturation
Soins et santé
Tournée · Bon de livraison · Relevé conducteur
Logistique et transport
Intervention · Attestation · Facturation
Services à domicile
Rendez-vous · Caisse · Justificatifs
Coiffure et esthétique
Commandes · Retours · Attestations
Boulangerie et pâtisserie
Achats · Planning · Clôture journalière
Restauration et café
Réception des marchandises · Réassort · Caisse
Commerce de détail et boutique
Pas de personnel. De la paperasse quand même.
Entrepreneurs individuels
Deux branches. Une administration en double.
Entreprises multi-établissements
Où la prestation s’arrête — et pourquoi
La fiscalité reste chez l’expert-comptable
Les routines saisissent, classent, vérifient l’exhaustivité et transmettent de façon structurée. Imputer, comptabiliser et apprécier sur le plan fiscal, c’est le rôle de votre conseiller. C’est la loi : en droit allemand, l’assistance en matière fiscale est réservée aux conseillers fiscaux (Steuerberater).
Aucune décision sans un humain
Paiements, délais, image vis-à-vis de l’extérieur : une personne de votre maison confirme. Ce qu’une routine prépare ne sort pas sans contrôle.
Aucune évaluation du personnel
Je ne mets pas en place de routines qui jugent ou sélectionnent des personnes.
LeanRoutine est nouveau. Les premières entreprises démarrent tout juste. Les chiffres de ces pages sont calculés, non mesurés chez un client — la façon de calculer figure ouvertement dans le chemin de calcul. Ce que cela coûte chez vous, je vous le dis lors de l’entretien.
Lukas Kubenz, Lean Process Consulting. 88 projets depuis 2012. À propos de la personne