Mitglieder · Beitragsliste · Belege
Der Vorstand ist ehrenamtlich. Der Papierkram nicht.
Beitrittserklärungen, Adressänderungen, Beitragsliste, Belege für die Kassenprüfung, Einladungen zur Mitgliederversammlung. Erledigt am Küchentisch, nach Feierabend — von denselben wenigen Leuten wie immer.
Typische Nervpunkte
Woran Sie merken, dass hier Zeit verloren geht.
- Beitrittserklärungen und Änderungen kommen auf Papier, per Mail und mündlich.
- Die Beitragsliste wird vor jedem Einzug von Hand abgeglichen.
- Belege für die Kassenprüfung werden am Jahresende zusammengesucht.
- Wechselt das Vorstandsamt, wechselt die Ablage mit — oder geht verloren.
- Offene Beiträge werden selten nachgehalten.
Was LeanRoutine übernimmt
Vereine und Verbände
Für Sport-, Kultur- und Fördervereine, Verbände mit Geschäftsstelle, gemeinnützige Organisationen.
Mitgliederänderungen
Eintritte, Austritte und Adressänderungen an einer Stelle erfassen und zur Übernahme in die Mitgliederliste vorbereiten.
Beitragsliste
Die Liste für den Beitragseinzug vorbereiten und Abweichungen zeigen. Freigabe durch Kassenwart oder Vorstand.
Belege
Belege beim Eingang erfassen und für Kassenprüfung und Steuerberater vollständig ablegen.
Ablage für die Nachfolge
Protokolle, Verträge und Schriftverkehr einheitlich ablegen, damit der nächste Vorstand alles findet.
Womit anfangen
Meist zuerst sinnvoll: Belege und Ablage — sie überstehen jeden Vorstandswechsel. Die Beitragsliste folgt, wenn der Einzug heute von Hand vorbereitet wird.
Häufige Fragen
Was Betriebe aus dieser Branche fragen.
- Lohnt sich das für einen ehrenamtlich geführten Verein?
- Kann sein, dass nicht. Unter drei Stunden Büroarbeit pro Woche sagen wir das offen. Darüber rechnet der Kurz-Check mit Ihren Zahlen.
- Zieht der Baustein Beiträge selbst ein?
- Nein. Er bereitet die Liste vor und zeigt Abweichungen. Den Einzug geben Kassenwart oder Vorstand frei und lösen ihn selbst aus.
- Was ist mit den Daten unserer Mitglieder?
- Vor dem ersten Zugriff steht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Routinen laufen in Ihrer eigenen Umgebung und arbeiten nur mit Dokumenten, die der Vorstand freigibt.
- Bewertet der Baustein Fragen zur Gemeinnützigkeit oder zu Spenden?
- Nein. Nichts Steuerliches. Das klärt Ihr Steuerberater. Der Baustein sorgt dafür, dass die Belege vollständig da sind.
- Muss ich meine Software wechseln?
- Nein. Die Bausteine setzen auf Ihrer Vereinssoftware oder Ihrer Mitgliederliste in Excel, Ihrem Postfach und Ihrer Ablage auf. Kein Systemwechsel.
- Wer entscheidet am Ende — bucht oder verschickt die Routine selbstständig?
- Nein. Die Bausteine sind KI-gestützte Routinen, aber was Geld, Fristen oder Außenwirkung berührt, bestätigt ein Mensch aus Ihrem Vorstand. Der Baustein bereitet vor, er entscheidet nicht.