Ablage · Angebot · Stunden
Abgerechnet wird nach Stunden. Gesucht wird ohne Uhr.
Schriftverkehr, Planstände, Honorarangebote, Stundennachweise je Akte oder Projekt. Jede Stunde Suche ist eine Stunde, die niemand abrechnen kann — und die am Abend fehlt.
Typische Nervpunkte
Woran Sie merken, dass hier Zeit verloren geht.
- Dateien heißen Scan_0034.pdf und liegen verteilt auf Postfächer und Laufwerke.
- Honorarangebote werden aus dem letzten Angebot zusammenkopiert.
- Stunden je Akte oder Projekt werden erst für die Rechnung zusammengesucht.
- Abschlagsrechnungen gehen später raus, als sie könnten.
- Fällt die eine Person im Sekretariat aus, findet niemand den Vorgang.
Was LeanRoutine übernimmt
Kanzleien und Büros
Für Anwaltskanzleien, Ingenieur- und Architekturbüros, Planungsbüros.
Ablage und Wiederfinden
Posteingang, Schriftverkehr und Planstände einheitlich benennen und der richtigen Akte oder dem Projekt zuordnen.
Angebote
Honorar- und Leistungsangebote aus Ihren Vorlagen und Sätzen vorbereiten. Sie prüfen und geben frei.
Stunden je Projekt
Zeiten aus Erfassung, Kalender und Notizen je Akte oder Projekt zusammenführen, bevor abgerechnet wird.
Rechnungen und offene Posten
Abschlags- und Schlussrechnungen vorbereiten, offene Rechnungen nachhalten, Erinnerung zur Freigabe vorlegen.
Womit anfangen
Meist zuerst sinnvoll: die Ablage, wenn heute gesucht wird, oder Angebote, wenn sie abends entstehen. In Anwaltskanzleien beginnt der erste Baustein bei Rechnungen und Belegen der Kanzlei selbst, nicht bei Mandatsakten.
Häufige Fragen
Was Betriebe aus dieser Branche fragen.
- Wie passt das zum Mandatsgeheimnis?
- Ehrlich: Das klären wir vor dem ersten Zugriff gemeinsam, und die berufsrechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen. Eine pauschale Zusage geben wir nicht. Deshalb beginnt der erste Baustein in Kanzleien bei Rechnungen und Belegen der Kanzlei, nicht bei Mandatsakten. Vor jedem Zugriff steht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Gibt der Baustein rechtliche oder fachliche Einschätzungen?
- Nein. Keine Rechtsberatung, keine Bewertung von Schriftsätzen, Plänen oder Gutachten. Der Baustein ordnet zu, bereitet vor und legt ab.
- Überwacht der Baustein unsere Fristen?
- Nein. Er kann Hinweise auf Fristen in einem Schreiben zur Prüfung markieren. Eingetragen und kontrolliert werden Fristen weiter von Ihnen, in Ihrem Fristenkalender.
- Bei uns ist jedes Projekt anders?
- Der Inhalt ja. Benennen, ablegen, Stunden sammeln und die Rechnung vorbereiten laufen in jedem Projekt gleich. Genau dort setzt der Baustein an.
- Muss ich meine Software wechseln?
- Nein. Ihre Kanzlei- oder Bürosoftware bleibt. Die Bausteine setzen auf Ihrer Ablage, Outlook, Excel und dem DATEV-Export auf. Kein Systemwechsel.
- Wer entscheidet am Ende — bucht oder verschickt die Routine selbstständig?
- Nein. Die Bausteine sind KI-gestützte Routinen, aber was Geld, Fristen oder Außenwirkung berührt, bestätigt ein Mensch aus Ihrer Kanzlei oder Ihrem Büro. Der Baustein bereitet vor, er entscheidet nicht.