Wareneingang · Bestellungen · Retouren
Die Ware ist da. Die Rechnung passt nicht.
Bestellungen kommen per Mail, PDF und Shop. Lieferungen gegen Bestellung prüfen, Preisabweichungen klären, Retouren gutschreiben. Jede Abweichung kostet einen Anruf — und jeder Anruf einen Vorgang, der liegen bleibt.
Typische Nervpunkte
Woran Sie merken, dass hier Zeit verloren geht.
- Kundenbestellungen aus Mail und PDF werden in die Warenwirtschaft abgetippt.
- Lieferantenrechnungen werden Position für Position gegen Bestellung und Lieferschein verglichen.
- Preis- und Mengenabweichungen fallen erst bei der Zahlung auf.
- Retouren und Gutschriften laufen getrennt vom Rest zum Steuerberater.
- Offene Posten bei Geschäftskunden werden zu spät nachgehalten.
Was LeanRoutine übernimmt
Großhandel und Onlinehandel
Für Technischer Großhandel, Produktionsverbindungshandel, Lebensmittelgroßhandel, Onlinehändler mit Shop und Marktplätzen.
Rechnungseingang mit Bestellabgleich
Rechnung gegen Bestellung und Wareneingang prüfen, Abweichungen bei Menge und Preis markieren.
Auftragseingang
Bestellungen aus Mail und PDF lesen und für die Warenwirtschaft vorbereiten. Sie prüfen vor der Übernahme.
Retouren
Rücksendungen, Gutschriften und Erstattungen zusammenführen, damit nichts doppelt oder gar nicht erstattet wird.
Offene Posten
Zahlungseingänge zuordnen, fällige Rechnungen zeigen, Erinnerung zur Freigabe vorbereiten.
Womit anfangen
Meist zuerst sinnvoll: der Rechnungseingang mit Bestellabgleich. Kommen viele Kundenbestellungen per Mail, alternativ der Auftragseingang.
Häufige Fragen
Was Betriebe aus dieser Branche fragen.
- Unsere Warenwirtschaft prüft doch schon?
- Dann nutzen wir, was sie kann. Der Baustein setzt dort an, wo heute noch von Hand übertragen oder verglichen wird.
- Ist das bei unseren Mengen nicht zu viel für einen Baustein?
- Gerade bei Mengen lohnt ein einheitlicher Ablauf. Im Standard arbeitet der Baustein mit Exporten und Postfach. Ob eine direkte Anbindung an Ihr System sinnvoll ist, prüfen wir gesondert.
- Klärt der Baustein Widerrufsrecht oder Zollfragen?
- Nein. Das klären Anwalt, Steuerberater oder Zoll. Der Baustein führt Bestellungen, Retouren und Rechnungen zusammen.
- Muss ich meine Software wechseln?
- Nein. Die Bausteine setzen auf Ihrer Warenwirtschaft, etwa JTL-Wawi, Ihrem Shopsystem, Outlook und Excel auf. Kein Systemwechsel.
- Wer entscheidet am Ende — bucht oder verschickt die Routine selbstständig?
- Nein. Die Bausteine sind KI-gestützte Routinen, aber was Geld, Fristen oder Außenwirkung berührt, bestätigt ein Mensch aus Ihrem Betrieb. Der Baustein bereitet vor, er entscheidet nicht.