Unterlagen · Fremdleistungen · Rechnung
Sie sind für die Angehörigen da. Der Papierkram wartet trotzdem.
Urkunden, Termine mit Friedhof und Kirche, Traueranzeigen, Floristik, Steinmetz — und am Ende eine Rechnung, in der jede Fremdleistung stimmen muss. Das Büro soll nicht in den Vordergrund rücken. Vergessen darf es trotzdem nichts.
Typische Nervpunkte
Woran Sie merken, dass hier Zeit verloren geht.
- Unterlagen für Urkunden und Anträge kommen von den Angehörigen nach und nach.
- Rechnungen von Friedhof, Floristik, Druckerei und Steinmetz werden einzeln gegen den Auftrag geprüft.
- Die Rechnung an die Angehörigen entsteht abends aus vielen Einzelbelegen.
- Vorsorgeverträge und Unterlagen liegen verteilt in Ordnern.
- Termine mit Friedhof, Kirche und Trauerredner werden einzeln per Telefon abgestimmt.
Was LeanRoutine übernimmt
Bestattung
Für Bestattungsinstitute, Familienbetriebe mit Trauerhalle, Bestatter mit mehreren Standorten.
Unterlagen je Auftrag
Eine Liste, was vorliegt und was fehlt. Die Nachfrage liegt zur Freigabe bereit — Ton und Zeitpunkt bestimmen Sie.
Fremdleistungen
Rechnungen von Friedhof, Floristik und Steinmetz gegen den Auftrag prüfen und zuordnen.
Rechnung an die Angehörigen
Aus Auftrag und geprüften Fremdleistungen vorbereiten. Sie prüfen und geben frei.
Vorsorge und Ablage
Vorsorgeverträge und Unterlagen einheitlich ablegen, damit sie im Fall der Fälle sofort da sind.
Womit anfangen
Meist zuerst sinnvoll: der Rechnungseingang für Fremdleistungen, gegen den Auftrag geprüft. Danach die Liste der Unterlagen je Auftrag.
Häufige Fragen
Was Betriebe aus dieser Branche fragen.
- Schreibt der Baustein an die Angehörigen?
- Nein. Jede Nachricht an Angehörige bereitet der Baustein nur vor. Ob, wann und in welchem Ton sie rausgeht, entscheiden Sie.
- Stellt der Baustein Anträge bei Standesamt oder Friedhof?
- Nein. Er prüft, ob die Unterlagen vollständig sind, und legt sie ab. Anträge stellen Sie.
- Wie gehen Sie mit den Daten der Verstorbenen und Angehörigen um?
- Vor dem ersten Zugriff steht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Routinen laufen in Ihrer eigenen Umgebung und arbeiten nur mit Dokumenten, die Sie freigeben.
- Muss ich meine Software wechseln?
- Nein. Die Bausteine setzen auf Ihrer Bestattersoftware, Outlook, Excel und dem DATEV-Export auf. Kein Systemwechsel.
- Wer entscheidet am Ende — bucht oder verschickt die Routine selbstständig?
- Nein. Die Bausteine sind KI-gestützte Routinen, aber was Geld, Fristen oder Außenwirkung berührt, bestätigt ein Mensch aus Ihrem Haus. Der Baustein bereitet vor, er entscheidet nicht.