Purchasing · Rota · End-of-day closing
The kitchen closes at ten. The office never does.
A rota for temporary staff, purchasing from several suppliers, till closing, reservations over three channels, timesheets. After the last guest, the second shift begins at the laptop.
Typische Nervpunkte
Woran Sie merken, dass hier Zeit verloren geht.
- Stille Preiserhöhungen der Lieferanten fallen erst bei der Buchhaltung auf.
- Verfügbarkeiten der Aushilfen werden aus der WhatsApp-Gruppe zusammengesucht.
- Reservierungen aus Telefon, Mail und Portalen laufen nicht in einem Buch zusammen.
- Nach dem letzten Gast beginnt der Abgleich von Kasse, Karte und Lieferdiensten.
What is added
Restaurants and cafés
For: Restaurants, cafés, snack bars, bars, catering and delivery services.
Purchasing
Check orders and supplier invoices against the delivery note and the price list.
Rota and hours
Collect availability, prepare the plan, compile hours for payroll.
Reservations
Bundle requests from phone, email, WhatsApp and portals in one place.
End-of-day closing
Reconcile the till, card payments and delivery service statements.
Sample calculation
Sample business, 10 employees (assumption: owner, head chef, service manager, 7 employees, no office worker)
800 h
freed up per year
–
position not filled
€25,000
Additional output / effect
Calculated, not measured in your business. The assumptions are in the calculation path.
Plus the toolkit
Incoming invoices, receipts, collections, filing — these arise in every business, often with the bigger lever.
Meist zuerst sinnvoll: Lieferantenrechnungen gegen Lieferschein und Preisliste. Bei vielen Aushilfen kann Dienstplan und Stunden vorgezogen werden.
Fragen und Antworten
Bei uns ändert sich doch jeden Tag alles?
Die Karte vielleicht. Bestellung, Rechnung, Dienstplan und Abrechnung laufen jeden Tag gleich — dort setzt die Routine an.
Unser Kassensystem kann das doch schon?
Dann nutzen wir, was es kann. Die Routine setzt dort an, wo heute noch von Hand übertragen wird.
Übernimmt die Routine die Lohnabrechnung für unsere Aushilfen?
Nein. Sie stellt die Stunden zusammen. Abgerechnet wird im Lohnbüro oder beim Steuerberater.
Muss ich meine Software wechseln?
Nein. Die Routine setzt auf Ihre Kassensoftware, etwa orderbird oder Vectron, Ihr Reservierungstool, Outlook und Excel auf.
Wer entscheidet am Ende — bucht oder verschickt die Routine selbstständig?
Nein. Was Geld, Fristen oder Außenwirkung berührt, bestätigt ein Mensch aus Ihrem Betrieb. Die Routine bereitet vor, sie entscheidet nicht.