Zahlungserinnerung und Mahnung: So läuft der Ablauf im Betrieb

Offenen Rechnungen hinterhertelefonieren. Welche ist fällig? Welche schon erinnert? Wer hat zugesagt, und wann? Das steht alles irgendwo. Im Kopf, im Postfach, auf einem Zettel neben dem Telefon.

Das Problem ist selten der Kunde, der nicht zahlen will. Meist fehlt ein fester Ablauf. Dann wird erinnert, wenn jemand gerade daran denkt. Und gemahnt, wenn das Konto knapp wird.

Vorab: Dieser Beitrag beschreibt den organisatorischen Ablauf. Er ist keine Rechtsberatung. Wie Sie im Einzelfall vorgehen, klären Sie mit Ihrem Anwalt.

Vor der Zahlungserinnerung: die Rechnung rechtzeitig schreiben

Das Mahnwesen beginnt früher, als die meisten denken. Die Leistung ist erbracht, die Rechnung nicht. Stunden, Material und Nachweise müssen erst zusammengesucht werden, und wer das jede Woche von Hand macht, schreibt die Rechnung später als nötig.

Jede Woche, die eine Rechnung später rausgeht, liegt das Geld länger beim Kunden. Im Rechenweg steht die einfache Formel dafür: gebundenes Kapital gleich Jahresumsatz geteilt durch 52, mal die Wochen, um die die Rechnung früher rausgeht. Bei 1,2 Millionen Euro Umsatz und drei Wochen sind das rund 69.230 €, die nicht beim Kunden liegen.

Zahlungserinnerung und Mahnung: ein Ablauf in Stufen

Legen Sie die Stufen einmal fest, schriftlich. Danach wird nicht mehr im Einzelfall überlegt, sondern nach Plan gearbeitet:

• Auf der Rechnung: ein klares Fälligkeitsdatum, nicht nur „zahlbar sofort“.
• Einmal pro Woche: Zahlungseingänge mit den offenen Ausgangsrechnungen abgleichen. Was übrig bleibt, ist offen.
• Erste Stufe: eine freundliche Zahlungserinnerung kurz nach Fälligkeit. Manchmal ist die Rechnung beim Kunden einfach liegen geblieben.
• Zweite Stufe: die Mahnung mit neuer, konkreter Zahlungsfrist.
• Dritte Stufe: eine letzte Mahnung, in der steht, was danach passiert.
• Danach: eine bewusste Entscheidung, ob und wie die Forderung weiterverfolgt wird. Hier beginnt der Teil, den Sie mit Ihrem Anwalt klären.
• Bei jeder Stufe: festhalten, was rausging und was der Kunde zugesagt hat. Beim Vorgang, nicht im Kopf.
• In jede Erinnerung: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag, Fälligkeit und die Rechnung selbst als Anhang. Je weniger der Kunde suchen muss, desto weniger Rückfragen.

Wann ein Kunde in Verzug ist: das Allgemeine

Eine Regel ist allgemein bekannt und steht im Gesetz: Nach § 286 Abs. 3 BGB kommt ein Schuldner spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt. Gegenüber Privatkunden gilt das nur, wenn die Rechnung besonders darauf hinweist.

Was daraus im Einzelfall folgt, etwa zu Zinsen, Kosten oder dem richtigen Weg, eine Forderung durchzusetzen, ist eine Rechtsfrage. Die beantworte ich nicht, und eine Routine beantwortet sie auch nicht. Für den Ablauf im Büro reicht es, zwei Daten sauber zu führen: wann die Rechnung fällig war und wann sie beim Kunden angekommen ist.

Offene Posten wöchentlich statt bei Gelegenheit

Der wirksamste Schritt ist der einfachste: ein fester Tag. Jeden Montag eine Liste, wer noch nicht bezahlt hat, sortiert nach Fälligkeit, mit der Stufe daneben. Wer so arbeitet, muss nicht mehr überlegen, wen er wann anruft.

Teilzahlungen und unklare Zahlungen kommen auf eine eigene Liste zur Klärung. Sonst bleiben sie als halbe Posten hängen und werden bei der nächsten Erinnerung falsch angesprochen. Nichts verärgert einen zahlenden Kunden mehr als eine Mahnung für eine Rechnung, die er schon beglichen hat.

Legen Sie außerdem fest, wer erinnert. Im Kleinbetrieb ist das oft der Inhaber selbst, weil er den Kunden kennt. Das ist in Ordnung, solange die Liste und der Text schon fertig sind. Dann ist eine Erinnerung schnell verschickt, ohne vorher den richtigen Stand zusammenzusuchen.

Was eine Routine im Mahnwesen übernimmt

Der LeanRoutine-Baustein für offene Posten ordnet Zahlungseingänge zu, sortiert Offenes nach Fälligkeit und bereitet die Erinnerung der passenden Stufe vor. Sie sehen jeden Montag, wer noch nicht bezahlt hat. Die Erinnerung liegt schon fertig daneben.

Rausschicken tun Sie. Was Geld oder Außenwirkung berührt, bestätigt ein Mensch aus Ihrem Haus. Der Baustein verschickt nichts automatisch und trifft keine Aussage dazu, ob eine Forderung durchsetzbar ist.

Ehrlich dazu: Wer das Mahnwesen seines Programms schon konsequent nutzt, braucht diesen Baustein meist nicht. Dann lohnt höchstens der Teil davor, wenn Zahlungen noch von Hand zugeordnet werden. Was bei Ihnen zuerst sinnvoll ist, zeigt der Kurz-Check.