Verwaltungsaufwand berechnen: eine Rechnung zum Mitmachen

Wer seinen Verwaltungsaufwand berechnen will, braucht keine Software und keinen Berater. Ein Zettel genügt, dazu vier Angaben. Ich zeige hier die Rechnung, mit der auch der Kurz-Check arbeitet. Jeder Schritt lässt sich nachrechnen, und wer andere Werte für richtig hält, setzt sie ein.

Wichtig vorab: Das Ergebnis ist eine Schätzung auf Basis Ihrer Angaben, keine Messung in Ihrem Betrieb. Sie zeigt eine Größenordnung. Sie ist keine Zusage.

Schritt 1: Stunden Papierkram pro Woche schätzen

Die Frage lautet: Wie viele Stunden Papierkram fallen pro Woche an, alles zusammen? Gemeint sind Sie selbst und alle, die im Büro mitarbeiten. Rechnungen schreiben und prüfen, Belege sortieren, Angebote, Stundenzettel, Ablage, Nachfassen.

Schätzen Sie lieber vorsichtig. Wer die Zahl nicht genau weiß, nimmt die Mitte einer Spanne. Der Kurz-Check macht es genauso: 3 bis 12 Stunden zählen als 7,5 Stunden, 12 bis 24 als 18, mehr als 24 als 30 Stunden pro Woche. Wer eine genaue Zahl kennt, rechnet mit ihr.

Schritt 2: den Verwaltungsaufwand aufs Jahr hochrechnen

Die Wochenstunden mal 45 Arbeitswochen. Nicht mal 52, denn ein Jahr hat Wochen, in denen nicht gearbeitet wird. Aus 10 Stunden pro Woche werden so 450 Stunden im Jahr.

Wer im Kurz-Check nur die Spanne wählt, bekommt dieselbe Rechnung mit der Mitte: 3 bis 12 Stunden ergeben rund 338 Stunden im Jahr, 12 bis 24 Stunden 810, mehr als 24 Stunden 1.350. Wer unter 3 Stunden liegt, landet bei etwa 90 Stunden im Jahr.

Schritt 3: den abbaubaren Anteil bestimmen

Nicht jede Verwaltungsstunde lässt sich abbauen. Verwaltungsarbeit hat zwei Teile. Was wegfallen kann: erfassen, abtippen, zuordnen, zusammensuchen, weiterleiten, nachhalten, zum zweiten Mal eintragen. Was bleibt: entscheiden, abstimmen, mit Kunden sprechen, fachlich beurteilen.

Ich rechne mit 55 Prozent abbaubarem Anteil. Bei zehn Stunden in der Woche bleiben viereinhalb übrig, für das, wofür ein Mensch da sein muss. Der Wert stammt aus 88 Projekten seit 2012. Wenn Sie Ihren Anteil anders einschätzen, setzen Sie Ihren ein.

Schritt 4: die Stunde bewerten

Eine Stunde im Büro ist nicht überall gleich viel wert. Es kommt darauf an, wer sie heute leistet. Ich unterscheide zwei Wege, damit keine Stunde doppelt zählt:

• Inhaber und Meister: 70 € je Stunde als Mitte der Verrechnungssätze 2026, davon nur 40 Prozent als Mehrleistung, weil nicht jede freie Stunde zu Umsatz wird. Macht 28 € je Stunde.
• Bürokraft: 30 € Vollkosten je Stunde. Das ist die Stelle, die Sie nicht besetzen müssen.
• Beides im Betrieb: das Mittel aus beiden Sätzen, 29 € je Stunde.

Durchgerechnet: ein Beispiel mit zehn Stunden pro Woche

Der Kurz-Check fragt nicht, wer die Verwaltungsarbeit macht. Er ordnet den Satz nach Betriebsgröße zu: Wer allein arbeitet, ist der Inhaber, also 28 €. Bei 2 bis 25 Mitarbeitenden gilt das Mittel von 29 €. Darüber fällt die Arbeit vor allem im Büro an, also 30 €.

Nehmen wir einen Betrieb mit sechs Mitarbeitenden und zehn Stunden Papierkram pro Woche:

• 10 Stunden pro Woche × 45 Arbeitswochen = 450 Stunden im Jahr
• 450 Stunden × 55 Prozent = rund 248 Stunden abbaubar
• 248 Stunden × 29 € = 7.192 €, gerundet rund 7.200 € im Jahr

Was das Ergebnis aussagt und was nicht

Rund 248 Stunden, das sind bei einer 40-Stunden-Woche gut sechs Wochen. Das ist die Zeit, die heute in Handgriffen steckt. Ob sie wirklich frei wird, hängt am Ablauf. Deshalb steht bei mir vor jedem Baustein die Frage, welche Schritte Sie einfach weglassen können.

Kommt bei Ihnen deutlich weniger heraus, ist das ein ehrliches Ergebnis. Unter drei Stunden pro Woche rechnet es sich nicht. Das steht so im Kurz-Check, und das sage ich auch im Gespräch.

Für größere Betriebe reicht eine Zahl allein nicht. Wer Verwaltung genauer bewerten will, rechnet pro Funktion: Inhaber, Meister, Vorarbeiter, Büro, gewerbliche Kräfte. Wie das geht, steht im Rechenweg mit einem vollständigen Beispiel für einen Baubetrieb mit zehn Köpfen.

Wenn Sie nicht selbst rechnen wollen: Der Kurz-Check macht genau diese Rechnung mit Ihren Angaben. Neun Fragen, kostenlos. Am Ende stehen die Stunden, der Euro-Wert und der Baustein, der sich bei Ihnen zuerst lohnt.