Prozessoptimierung im Kleinbetrieb: Warum Weglassen vor Automatisieren kommt

Der Satz, mit dem fast jedes meiner Gespräche beginnt: Wer einen schlechten Ablauf automatisiert, bekommt einen schlechten Ablauf, nur schneller.

Die meisten Anbieter nehmen den Ablauf, den sie vorfinden, und bauen Technik darum herum. Das Ergebnis funktioniert technisch. Nur ist jetzt festgeschrieben, was vorher wenigstens noch veränderbar war. Der Zwischenschritt, den vor Jahren jemand eingeführt hat und den heute niemand begründen kann, läuft ab sofort automatisch. Und Sie zahlen monatlich dafür.

Im Kleinbetrieb wiegt das doppelt. Es gibt keine Abteilung, die einen verkorksten Ablauf auffängt. Es gibt Sie, vielleicht eine Bürokraft, und den Feierabend.

Prozessoptimierung beginnt mit Weglassen

Ich gehe in vier Schritten vor, immer in dieser Reihenfolge. Am Beispiel Rechnungseingang: Erst entfällt das Ausdrucken und Wiedereinscannen. Dann kommen alle Rechnungen in ein Postfach statt in mehrere. Dann durchläuft jede Rechnung dieselben Prüfpunkte. Erst danach prüft ein Baustein vor, und Sie geben frei. Die vier Schritte im Überblick:

• Weglassen: Muss dieser Schritt überhaupt sein?
• Vereinfachen: Wenn ja, geht er kürzer?
• Vereinheitlichen: Machen ihn alle gleich?
• Automatisieren: Erst jetzt übernimmt eine Routine den geklärten Ablauf.

Schritt 1: Was Weglassen im Büro bedeutet

Ein Freigabeschritt, den niemand braucht, spart mehr Zeit durch Streichen als durch Automatisieren. Und er kostet nichts im laufenden Betrieb.

Sehr oft finden sich solche Schritte, sobald jemand hinsieht. Die Liste, die jeden Monat erstellt und von niemandem gelesen wird. Die Rechnung, die ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt wird. Die Kopie an drei Leute, von denen zwei sie nicht brauchen.

Die größte Ersparnis liegt meist in den ersten beiden Schritten. Sie fällt nur auf, wenn jemand den Ablauf tatsächlich versteht. Deshalb schaue ich mir erst an, was Sie tatsächlich tun, nicht was im Prozesshandbuch steht. Meistens haben die Leute Gründe für das, was sie tun. Manchmal sind die Gründe aber nicht mehr da.

Schritt 2 und 3: Vereinfachen und Vereinheitlichen

Was bleibt, wird kürzer gemacht. Ein Formular statt zwei, ein Eingangsort statt drei, eine Freigabe statt einer Unterschriftenrunde.

Dann die Frage, die im Kleinbetrieb am häufigsten übersehen wird: Machen es alle gleich? Wenn jeder anders ablegt, sucht jeder anders. Dateien heißen „Scan_0034.pdf“, und gesucht wird im Postfach, im Ordner, im Kopf. Ein einheitliches Schema ist keine Bürokratie. Es ist die Voraussetzung dafür, dass jemand anderes den Vorgang übernehmen kann, ein Kollege oder eine Routine.

Schritt 4: Automatisieren, was übrig bleibt

Erst jetzt kommt die Technik, zum Beispiel KI-Routinen. Bei LeanRoutine heißen sie Bausteine. Ein Routine-Baustein übernimmt die Handgriffe des geklärten Ablaufs: erfassen, zuordnen, nachhalten, vorbereiten. Was Geld oder Fristen berührt, bestätigt ein Mensch aus Ihrem Haus.

Die Technik ist austauschbar. Das Prozessverständnis ist es nicht. Dafür brauchen Sie auch keine neue Software. Ihr Problem ist meist nicht das Programm, sondern die Menge an Handarbeit drumherum.

Woran Prozessoptimierung im Kleinbetrieb oft scheitert

Kommt der Einwand „Das haben wir schon probiert, hat nichts gebracht.“, frage ich zurück: Was genau wurde automatisiert? In den meisten Fällen war der Ablauf vorher nicht sauber. Dann macht die Technik das Durcheinander nur schneller.

Der zweite Grund: zu viel auf einmal. Wer zehn Dinge gleichzeitig ändert, ändert am Ende nichts. Fangen Sie mit einem Ablauf an, so geht es:

• Einen Ablauf wählen, der nervt und sich jeden Monat wiederholt, zum Beispiel den Rechnungseingang.
• Aufschreiben, wie er heute wirklich läuft, Schritt für Schritt, mit allen Umwegen.
• An jeden Schritt die vier Fragen stellen, in der Reihenfolge.
• Den geklärten Ablauf vier Wochen so laufen lassen, bevor irgendetwas automatisiert wird.

Welcher Ablauf bei Ihnen der richtige Anfang ist, zeigt der Kurz-Check mit neun Fragen. Und wenn Sie einen Ablauf haben, der nicht nur ein Handgriff ist, sondern ein Projekt, sprechen wir über Beratung.