Lean Office: Verschwendung im Büro erkennen

In der Werkhalle sieht man Verschwendung. Ein Stapel Teile, der wartet. Ein Weg, der zu lang ist. Ein Teil, das nachgearbeitet wird. Im Büro sieht man sie nicht. Sie steckt in Postfächern, Ordnern und Köpfen.

Lean Office überträgt den Lean-Gedanken aus der Produktion auf die Verwaltung. Zusammen mit Prof. Dr. Patrick Pötters habe ich dazu das Fachbuch „Lean Office“ geschrieben, erschienen 2018 im Carl Hanser Verlag. Der Schwerpunkt dort ist die Umsetzung, nicht die Theorie. Dieser Beitrag zeigt den Einstieg: Verschwendung im Büro erkennen.

Was Verschwendung im Büro bedeutet

Verschwendung ist im Lean-Verständnis alles, was Zeit kostet, aber keinen Wert für den Kunden schafft. Im Büro heißt das: alles, was getan werden muss, weil ein Ablauf nicht sauber ist.

Verwaltungsarbeit hat zwei Teile. Was wegfallen kann: erfassen, abtippen, zuordnen, zusammensuchen, weiterleiten, nachhalten, zum zweiten Mal eintragen. Was bleibt: entscheiden, abstimmen, mit Kunden sprechen, fachlich beurteilen. Der erste Teil ist der größere. Er ist das Feld, auf dem Lean Office arbeitet.

Die typischen Verschwendungsarten im Büro

Die Lean-Lehre unterscheidet klassische Verschwendungsarten. Im Büro sehen sie so aus:

• Suchen: nach der Datei, dem Lieferschein, dem Nachweis, den der Kunde jetzt sehen will.
• Warten: auf eine Freigabe, eine Unterschrift, eine Rückmeldung. Der Vorgang liegt, niemand arbeitet daran.
• Doppelarbeit: dieselbe Angabe in zwei Programme tippen, dieselbe Liste in zwei Versionen pflegen.
• Medienbrüche: Die Rechnung kommt als PDF, wird ausgedruckt, geprüft und wieder eingescannt.
• Nacharbeit: Rückfragen, weil etwas unvollständig war. Der Steuerberater fragt zum dritten Mal nach denselben Belegen.
• Liegezeiten und Stapel: der volle Eingangskorb, der Karton mit den Belegen, das Postfach voller ungelesener Mails.
• Überbearbeitung: Berichte, die niemand liest. Freigaben, die niemand braucht. Kopien an Leute, die sie nicht brauchen.
• Unnötige Weitergaben: Ein Vorgang geht durch fünf Hände, obwohl zwei genügen würden.

Verschwendung im Büro erkennen: drei einfache Wege

Einen Vorgang begleiten. Nehmen Sie eine einzelne Eingangsrechnung und gehen Sie ihren Weg nach, vom Eingang bis zur Ablage. Notieren Sie jede Station, jede Wartezeit, jedes Ausdrucken. Die meisten sind überrascht, wie viele Stationen es sind.

Den Ablauf auf Papier legen. In der Lean-Methodik gibt es dafür Werkzeuge wie die Wertstromanalyse und Makigami. Beide zeichnen einen Ablauf über alle beteiligten Personen hinweg auf, sodass Schleifen, Wartezeiten und Medienbrüche sichtbar werden. Für den Anfang reicht ein großer Bogen Papier und ein Stift.

Eine Woche lang Striche machen. Jedes Mal, wenn jemand etwas sucht oder auf etwas wartet, ein Strich. Keine Zeitmessung, nur zählen. Am Ende der Woche wissen Sie, wo Sie anfangen.

Wichtig bei allen drei Wegen: mit den Leuten, nicht über sie. Verschwendung ist keine Schuldfrage. Wer einen Ablauf jeden Tag macht, weiß, wo er klemmt, und hat für jeden Umweg meist einen Grund. Fragen Sie nach dem Grund, bevor Sie etwas streichen. Manchmal ist der Grund längst weggefallen. Manchmal ist er wichtiger, als es von außen aussieht.

Vom Erkennen zum Abstellen

Erkannte Verschwendung stellen Sie in dieser Reihenfolge ab: weglassen, vereinfachen, vereinheitlichen, erst dann automatisieren. Ein Freigabeschritt, den niemand braucht, spart mehr Zeit durch Streichen als durch Automatisieren. Und er kostet nichts im laufenden Betrieb.

Der häufigste Fehler ist, die Reihenfolge umzudrehen. Wer zuerst automatisiert, schreibt die Verschwendung fest. Dann wird künftig automatisch ausgedruckt, automatisch weitergeleitet, automatisch gewartet.

Lean Office als Buch und als laufende Routine

Das Buch „Lean Office“ führt Schritt für Schritt durch die Umsetzung, mit Beispielen aus echten Projekten, Checklisten und den Stolpersteinen, an denen Vorhaben scheitern.

LeanRoutine ist derselbe Gedanke als laufende Leistung. Erst wird der Ablauf geklärt, dann übernimmt ein Routine-Baustein die Handgriffe, die übrig bleiben. Welcher Handgriff bei Ihnen am meisten Zeit kostet, zeigt der Kurz-Check mit neun Fragen.