Keine Bürokraft zu finden: Was Sie stattdessen tun können

Die Anzeige läuft seit Wochen. Es meldet sich niemand, oder niemand Passendes. In der Zwischenzeit macht der Chef den Papierkram abends. Rechnungen prüfen, Belege sortieren, offenen Posten hinterhertelefonieren. Diese Arbeit bringt keinen Umsatz. Sie muss nur getan werden.

Wenn Sie keine Bürokraft finden, liegt die Frage nahe: Wen kann ich sonst nehmen? Ich stelle eine andere Frage zuerst: Welche Arbeit soll diese Person eigentlich machen? Die Antwort darauf entscheidet, ob Sie überhaupt jemanden brauchen.

Keine Bürokraft finden: was die Stelle eigentlich kostet

Für eine Verwaltungskraft rechne ich mit 30 € Vollkosten je Stunde. Bei 1.550 Jahresstunden ergibt das rund 46.500 € für eine Vollzeitstelle. Das ist der Betrag, über den Sie gerade nachdenken, auch wenn die Stelle unbesetzt bleibt.

Bleibt sie unbesetzt, verschwindet die Arbeit nicht. Sie wandert zu Ihnen, zum Meister, zu der einen Person im Büro, die ohnehin schon zu viel hat. Und dort kostet sie mehr, denn jede Stunde am Schreibtisch fehlt auf der Baustelle, in der Werkstatt oder beim Kunden.

Wer allein arbeitet, kennt die andere Seite: Für ein paar Stunden Büro in der Woche findet man niemanden. Rechnen würde es sich auch nicht.

Was Betriebe stattdessen oft versuchen

Vier Auswege liegen nahe. Jeder hat einen Haken.

• Jemanden eingestellt: Das hat die Arbeit verteilt, nicht reduziert.
• Neue Software gekauft: Das hat einen weiteren Umstieg gekostet und das Grundproblem nicht gelöst.
• KI-Werkzeuge ausprobiert, einzeln und ohne festen Ablauf: beeindruckend im Einzelfall, ohne Wirkung im Alltag.
• Einen Automatisierungsanbieter beauftragt: Der hat den vorhandenen Ablauf automatisiert, ohne ihn vorher zu hinterfragen.

Erst klären, welche Arbeit die Bürokraft machen soll

Bevor Sie die nächste Anzeige schalten, schreiben Sie eine Woche lang auf, was im Büro anfällt. Nicht schön, nur vollständig. Danach gehen Sie die Liste durch, Punkt für Punkt:

• Muss das überhaupt sein? Manche Schritte hat jemand vor Jahren eingeführt, und heute kann sie niemand begründen.
• Geht es kürzer? Ein Formular weniger, eine Freigabe weniger, eine Ablage statt drei.
• Machen es alle gleich? Wenn jeder anders ablegt, sucht jeder anders.
• Ist es ein Handgriff oder eine Entscheidung? Erfassen, zuordnen, nachhalten sind Handgriffe. Entscheiden, abstimmen, mit Kunden sprechen nicht.

Handgriffe abgeben, ohne neue Stelle

Was nach dieser Liste übrig bleibt, teilt sich in zwei Gruppen. Die Entscheidungen bleiben bei Menschen aus Ihrem Haus. Die Handgriffe lassen sich abgeben, und zwar nicht zwingend an eine neue Person.

Dafür gibt es LeanRoutine: Routine-Bausteine, also KI-gestützte Routinen, die einen vorher geklärten Ablauf übernehmen. Der Baustein Rechnungseingang prüft jede Rechnung und legt sie zur Freigabe vor. Der Baustein für die Belege sortiert vor und übergibt vollständig an den Steuerberater. Was Geld oder Fristen berührt, bestätigt ein Mensch aus Ihrem Haus. Der Baustein bereitet vor. Er entscheidet nicht.

Sieben Bausteine decken die Arbeit ab, die in jedem Betrieb anfällt: Eingangsrechnungen prüfen, Belege für den Steuerberater, Angebote aus Ihren Vorlagen und Preisen, Mahnwesen, Ablage, Zeiterfassung und wiederkehrende Berichte. Das ist ein großer Teil dessen, was man einer Bürokraft geben würde. Und die Frage „Was, wenn der Baustein Mist baut?“ beantwortet der Ablauf: Nichts geht ungeprüft hinaus. Sie sehen, was vorbereitet wurde, und geben frei.

Ihr Programm bleibt. Outlook, Excel, DATEV, Ihre Branchensoftware: Der Baustein setzt darauf auf. Kein Datenumzug, keine Einführungsmonate. Und Sie fangen mit einem Baustein an, nicht mit allen.

Wann sich das nicht lohnt

Ehrlich gesagt: nicht immer. Unter drei Stunden Büroarbeit pro Woche lohnt sich LeanRoutine für Sie noch nicht. Dann kostet das Abonnement mehr, als Sie an Zeit gewinnen. Das sage ich Ihnen lieber vorher.

Und wenn die Arbeit vor allem aus Entscheidungen und Kundengesprächen besteht, brauchen Sie tatsächlich einen Menschen. Dann hilft die Aufgabenliste von oben trotzdem: Sie wissen genauer, wen Sie suchen.

Wie viel Zeit bei Ihnen liegt, rechnet der Kurz-Check mit Ihren Angaben. Neun Fragen, kostenlos, mit offenem Rechenweg.