Eingangsrechnungen prüfen: Checkliste und typische Fehler

Rechnung da. Stimmt sie mit dem Auftrag? Bestellung suchen. Lieferschein suchen. Preis vergleichen. Freigeben. Ablegen. Bei jeder einzelnen.

Oft kommt die Rechnung als PDF und wird ausgedruckt geprüft. Die Skontofrist steht im Kopf, bis sie vorbei ist. Das ist keine Nachlässigkeit. Es fehlt ein fester Ablauf, und ohne den hängt alles daran, dass jemand an alles denkt.

Eingangsrechnungen prüfen: der Ablauf in sechs Punkten

Ein guter Rechnungseingang ist klar begrenzt und jeden Monat gleich. So sieht er aus:

• Eingang: Jede Rechnung kommt an einer Stelle an, ein Rechnungspostfach statt fünf persönlicher Postfächer. Papierrechnungen werden gescannt oder fotografiert.
• Eingangsprüfung: Absender, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Leistung lesbar? Ist die Rechnung schon einmal gekommen?
• Abgleich: Bestellung oder Auftrag zuordnen, Menge und Preis vergleichen, Abweichungen markieren. Fälligkeit und Skonto notieren.
• Freigabe: Inhaber oder eine benannte Person gibt zur Zahlung frei. Niemand sonst.
• Ablage: Freigegebene Rechnungen in einen festen Ordner, nach Monat. Von dort gehen sie an den Steuerberater.
• Klärung: Was unleserlich ist, nicht zuzuordnen oder abweichend, kommt auf eine eigene Liste mit Grund. Nicht in den Stapel zurück.

Checkliste: Eingangsrechnungen prüfen

Diese Fragen gehören an jede Rechnung, bevor sie zur Freigabe geht:

• Ist die Rechnung überhaupt an uns gerichtet?
• Ist sie neu, oder liegt dieselbe Rechnungsnummer schon vor?
• Gibt es eine Bestellung oder einen Auftrag dazu?
• Stimmt die Menge mit dem Lieferschein oder der erbrachten Leistung?
• Stimmt der Preis mit dem Angebot oder der Vereinbarung?
• Sind die Pflichtangaben vollständig? Welche das sind, regelt § 14 Abs. 4 UStG. Im Zweifel klärt Ihr Steuerberater, ob eine Rechnung ausreicht.
• Wann ist sie fällig, und gibt es Skonto?
• Wer gibt frei, und bis wann?

Typische Fehler bei der Rechnungsprüfung

Die teuren Fehler sind selten spektakulär. Es sind kleine Lücken im Ablauf, die sich wiederholen.

Doppelt bezahlt: Dieselbe Rechnung kommt per Mail und per Post, oder als Erinnerung mit neuem Datum. Ohne Abgleich der Rechnungsnummer geht sie zweimal durch.

Skonto verpasst: Die Frist steht auf der Rechnung, aber nicht auf der Freigabeliste. Bis die Rechnung beim Inhaber ankommt, ist sie abgelaufen.

Abweichung erst nach der Zahlung bemerkt: Menge oder Preis weichen vom Auftrag ab. Gemerkt wird es, wenn das Geld schon weg ist, und dann beginnt das Hinterhertelefonieren in die andere Richtung.

Rechnung im falschen Postfach: Der Lieferant schickt an den Monteur, der Monteur leitet nicht weiter. Die Rechnung taucht mit der ersten Mahnung wieder auf.

Unklare Freigabe: Jeder denkt, ein anderer habe schon geprüft. Am Ende hat niemand geprüft, oder zwei Leute haben es getan.

Doppelt geprüft: Das Büro prüft gründlich, danach prüft der Inhaber noch einmal genauso gründlich. Das kostet zweimal Zeit. Besser: Das Büro prüft nach Checkliste, der Inhaber sieht die markierten Abweichungen und gibt frei.

E-Rechnung: Eingangsrechnungen kommen als Datensatz

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. In der Praxis kommt die XRechnung an, jemand sieht Datensalat und druckt die beigefügte PDF. Formal erfüllt, praktisch nichts gewonnen.

Eine PDF ist keine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes. Verlangt wird ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, in Deutschland gebräuchlich sind XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1. Der Vorteil für die Prüfung: Die Angaben liegen schon als Daten vor und müssen nicht mehr abgelesen werden.

Wer den Rechnungseingang ohnehin neu ordnet, sollte die E-Rechnung gleich mitdenken. Dann wird die Arbeit einmal gemacht statt zweimal.

Was ein Baustein beim Prüfen übernimmt

Der LeanRoutine-Baustein Rechnungseingang übernimmt die Handgriffe aus dem Ablauf oben: einlesen, auf Vollständigkeit prüfen, Doppelte erkennen, Bestellung oder Lieferschein zuordnen, Abweichungen markieren, Fälligkeit auf die Freigabeliste setzen. Jede Rechnung ist geprüft und zugeordnet, bevor Sie sie zum ersten Mal sehen. Sie geben nur noch frei.

Was der Baustein nicht tut: zahlen, selbst freigeben oder kontieren. Die Freigabe zur Zahlung bleibt bei Ihnen. Die steuerliche Arbeit bleibt beim Steuerberater. Ihr Programm bleibt ebenfalls, der Baustein setzt darauf auf.

Ob der Rechnungseingang bei Ihnen der richtige Anfang ist, hängt vor allem an der Menge. Der Kurz-Check fragt danach und rechnet mit Ihren Angaben.