Belege für den Steuerberater vorbereiten: So fragt er nicht dreimal nach

Der Steuerberater fragt. Wieder. Der Karton ist voll. Tankbelege im Auto, Quittungen in der Jacke, der Rest irgendwo im Postfach. Am Monatsende wird sortiert, gezählt und nachgesehen, was fehlt. Und dann fehlt trotzdem etwas.

Das liegt selten am Steuerberater und selten an Ihnen. Es liegt daran, dass Belege auf zu vielen Wegen ankommen und niemand vor der Übergabe prüft, ob alles da ist.

Warum der Steuerberater nach Belegen nachfragt

Fragen Sie sich, wie Ihre Belege heute zum Steuerberater kommen. In Papierform unsortiert, in Papierform sortiert, als PDF per E-Mail, per Upload in ein Portal oder automatisch aus der Software.

In vielen Betrieben ist es eine Mischung. Ein Teil kommt als PDF, der Rest liegt im Ordner. Genau diese Mischung ist der Grund, warum am Monatsende gesucht wird. Jeder Weg für sich funktioniert. Zusammen ergeben sie keinen vollständigen Monat.

Der Steuerberater sieht nur, was ankommt. Was fehlt, merkt er erst bei der Arbeit. Dann kommt die Nachfrage, oft Wochen nachdem der Beleg entstanden ist. Und niemand weiß mehr, wo er geblieben ist.

Belege für den Steuerberater vorbereiten: sechs feste Regeln

Diese Regeln kosten am Anfang etwas Disziplin. Danach sparen sie jeden Monat das Suchen:

• Ein Eingangsort: Alle Belege landen an einer Stelle, ein Ordner, ein Postfach. Papier wird beim Eingang fotografiert oder gescannt, nicht am Monatsende.
• Sofort erfassen: Ein Beleg wird erfasst, wenn er entsteht. Nicht, wenn er gebraucht wird.
• Ein Namensschema: Datum, Art, Partner. Kein „Scan_0034.pdf“.
• Ein fester Termin: einmal im Monat, immer am selben Tag, wird der Monat abgeschlossen und übergeben.
• Gegenprobe vor der Übergabe: Liegt für jede Bewegung auf dem Kontoauszug ein Beleg vor? Was fehlt, kommt auf eine Liste.
• Übergabe so, wie der Steuerberater sie braucht: Fragen Sie ihn einmal, in welcher Form er die Belege am liebsten bekommt, und halten Sie sich daran.

Die Liste „fehlt noch“ vor der Nachfrage

Der wichtigste Punkt ist der fünfte. Eine Liste „fehlt noch“ dreht die Richtung um: Sie wissen, was fehlt, bevor der Steuerberater es merkt. Dann suchen Sie drei Belege gezielt, solange sich noch jemand erinnert, statt im nächsten Quartal dreißig ungezielt.

Ein Beispiel: Auf dem Kontoauszug steht eine Kartenzahlung an der Tankstelle, ein Beleg dazu fehlt. Am Monatsende ist das eine Kleinigkeit, denn der Beleg liegt vermutlich noch im Handschuhfach. Drei Monate später ist er verschwunden, und die Nachfrage des Steuerberaters kostet mehr Zeit, als das Suchen damals gekostet hätte.

Wer mit einem Buchhaltungsprogramm arbeitet, kennt den Einwand: Das Programm überträgt doch alles. Das stimmt, es überträgt, was drin ist. Ob alles drin ist, prüft es nicht. Genau diese Lücke schließt die Liste.

Wo die Vorbereitung endet: keine Kontierung

Eine Grenze gehört dazu, und sie ist gesetzlich: Hilfeleistung in Steuersachen ist Steuerberatern vorbehalten. Belege erfassen, vorsortieren, auf Vollständigkeit prüfen und strukturiert übergeben gehört zur Vorbereitung. Kontieren, buchen und steuerlich bewerten tut Ihr Steuerberater.

Das gilt auch für LeanRoutine. Der Baustein schlägt keine Konten vor, bucht nicht und macht keine Umsatzsteuervoranmeldung, auch nicht auf ausdrücklichen Wunsch. Die Leistung endet bei der strukturierten Übergabe.

Was ein Baustein bei den Belegen übernimmt

Der LeanRoutine-Baustein Belege an den Steuerberater erfasst jeden Beleg beim Eingang, sortiert nach Monat und Art vor und prüft die Vollständigkeit gegen den Zeitraum. Am Monatsende wartet ein fertiges Übergabepaket. Die Übergabe bestätigen Sie.

Das funktioniert auch ohne Buchhaltungsprogramm, etwa als PDF-Paket oder in einem gemeinsamen Ordner. Wer mit DATEV Unternehmen online, Lexware Office oder sevdesk arbeitet, behält sein Programm. Der Baustein arbeitet ihm zu, statt es zu ersetzen.

Der Steuerberater bekommt jeden Monat alles, sortiert, bevor er fragt. Ob sich das bei Ihnen zuerst lohnt, zeigt der Kurz-Check. Er fragt auch danach, wie Ihre Belege heute zum Steuerberater kommen.