Workshops

Mit unseren Lean Administration- / Lean Office-Workshops werden spezifische Handlungsfelder bearbeitet

Unsere Workshops zeichnen sich durch eine standardisierte Vorgehensweise aus, die einen schnellen Erfolg bei der Umsetzung einzelner Handlungsfelder verbuchen.

In der Lean Office / Lean Administration Welt gibt es eine Palette an Werkzeugen und Methoden. Gerne beraten wir Sie, welche Methode auf Ihre spezifische Aufgabenstellung angewendet werden kann.

1. Methoden & Werkzeuge zur Analyse

Prozessstrukturanalyse

Durch die Prozessstrukturanalyse werden die Unternehmens-, Abteilungs- oder Bereichsprozesse transparent gemacht und mit Zahlen, Daten, Fakten belegt. Man hat somit die Möglichkeit die Hauptprozesse zu identifizieren und den Wertschöpfungsfaktor je Abteilung zu identifizieren. Dies ermöglicht eine gezielte Auswahl, bzgl. einer detaillierten Prozessoptimierung treffen zu können.

Tätigkeitsstrukturanalyse

Mit der Tätigkeitsstrukturanalyse wird ermittelt, wie groß die Aufgabenverteilung und -belastung der einzelnen Funktionen innerhalb eines Fachbereiches aussieht, welche Tätigkeiten die Mitarbeiter einer Funktion ausüben und welche Zeitanteile diese belegen. Zudem werden die einzelnen Tätigkeiten nach ihrem Beitrag zur Wertschöpfung bewertet.

Wertstromanalyse und –design Admin (Value Stream Mapping VSM)

Mit Hilfe der Wertstromanalyse (IST-Zustand) können Geschäftsprozesse eines Unternehmens bildhaft und vereinfacht dargestellt werden. Der Nutzen dieses Werkzeuges besteht darin, Potentiale zu identifizieren, um daraufhin gezielt Maßnahmen und Handlungsfelder ableiten zu können.
Das Wertstromdesign (SOLL-Zustand) stellt den Zielzustand dar und bildet die Grundlage für die umzusetzenden Maßnahmen (Was muss wann, durch wen, in welcher Reihenfolge umgesetzt werden, um den SOLL-Zustand zu erreichen).

2. Methoden & Werkzeuge zur Optimierung

5S Office

Das Ziel von 5S Office ist es, durch Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz und in Dateiverzeichnissen die Qualität der Arbeitsleistung zu steigern und die Durchlaufzeiten der einzelnen Aufgaben deutlich zu verkürzen. Mit dem Werkzeug 5S wird ein organisiertes, sauberes und sicheres Arbeitsumfeld umgesetzt. Folgende Schritte beinhaltet 5S:

  1. Sortieren
  2. Systematisieren
  3. Säubern
  4. Standardisieren
  5. Selbstdisziplin

Kanban

Der Nutzen des Werkzeuges „Kanban“ liegt in der Reduzierung von Beständen und in der Schaffung einer autonomen Büromaterialsteuerung. Im japanischen bedeutet Kanban wörtlich „Karte” und bezeichnet die Identifizierungskarte, die sich bei häufig genutzten Büromaterialien, befindet. Kanban hat zwei Funktionen:

  1. Wird ein entsprechendes Material verbraucht, dient der Kanban als Bestellkarte, mit der eine Bestellung des entsprechenden Materials veranlasst wird.
  2. Für das bestellte Material dient der Kanban wieder als Identifikationskarte. Durch das Kanban-System wird ein Materialregelkreis implementiert. Das Kanban-System beruht auf dem Hol-Prinzip (Holsystem). Nur wenn eine „Nachfrage” herrscht, wird bestellt.

Kennzahlen

Kann man Lean nicht messen, kann man Lean vergessen. Kennzahlen sind der Startpunkt aller Verbesserungsaktivitäten. Um die Erfolge von Lean messen zu können, müssen standardisierte und beeinflussbare Kennzahlensysteme ausgearbeitet werden. Kennzahlen als Office-Instrument, um gezielt Probleme oder Abweichungen vom Standard zu erkennen und daraufhin Maßnahmen ableiten zu können, sind die Ziele einer Kennzahlen-Systematik.

Lean Workshop

Ein KVP Workshop dient der Verbesserung für ein spezielles Geschäftsziel durch eine schnelle Erarbeitung und Umsetzung. Das Ziel ist eine Verbesserung ohne übermäßigen Kapitaleinsatz und durch die konsequente Anwendung des gesunden Menschenverstandes zu erreichen.

Poka Yoke (Fehlervermeidung)

Unter Poka Yoka versteht man das Verhindern, bzw. die Vermeidung von Fehlern durch Mechanismen an fehleranfälligen Vorgängen. Mit Hilfe des Werkzeuges kann die Qualität gesteigert und Rückfragen vermieden werden.

Shopfloor Management Office

Mit Hilfe des „Shopfloor Management“ werden konsequente und nachhaltige Prozesse und Abläufe am Ort des Geschehens entwickelt. Die Führungskräfte setzen Ihren Fokus auf Standardabweichungen und zeigen Präsenz in den entsprechenden Bereichen, im Sinne von „Go, Look and See“. Dadurch werden Entscheidungen beschleunigt und Mitarbeiter zu Verbesserungsmanagern entwickelt. Shopfloor Management ist die logische und wirksame Führungsarbeit vor Ort, um schnelle und nachhaltige Ergebnisse zu generieren.

Standardisiertes Arbeiten

Mit Hilfe des Werkzeuges „standardisiertes Arbeiten“ werden Prozesse beschrieben und genau definiert, welche im übertragen Sinne als Keil der Verbesserung dienen. Eine bestmögliche Prozess- oder Arbeitsabfolge wird ausgearbeitet und bildet die Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung (KVP). Standardisiertes Arbeiten heißt, Arbeiten ohne Verschwendung.

Visuelles Büro / Visuelles Management

Durch die Implementierung eines „visuellen Büros“ können der Status und Probleme im Büro oder in den indirekten Bereichen schnell erkannt werden. Die Kommunikation wird durch klare, visuelle Kennzeichnungen vereinfacht und Abweichungen vom Standard sind sofort erkennbar. Prozesse werden transparent und verbessern die Orientierung der Mitarbeiter. Ein weiterer Vorteil dieses Werkzeuges ist, dass Fehler vermieden werden.

3. Methoden & Werkzeuge zur Sicherung der Nachhaltigkeit

KVP Kultur

Das Ziel jedes sollte sein, sich kontinuierlich zu verbessern, die Verbesserungen zu erhalten und bereits implementierte Verbesserungsmaßnahmen weiter auszubauen. Grundvoraussetzung ist eine KVP Kultur, die von allen Beteiligten akzeptiert, unterstützt und auch langfristig gelebt wird. KVP ist, wie der Name schon beinhaltet, ein Prozess und kein Projekt, was irgendwann ein Ende hat. Mit Hilfe einer KVP Kultur werden die Potenziale der Mitarbeiter freigesetzt und aktiv zur Verbesserung des Unternehmens genutzt.